Создание документов PDF с расширенным доступом

В целом, процесс создания PDF-файлов со специальными возможностями включает следующие этапы:

Эти этапы представлены в порядке, подходящем для большинства задач. Однако можно выполнять задачи и в другом порядке или повторять некоторые этапы. Сначала определите цель документа, а затем соответствующий рабочий процесс. Дополнительные сведения о создании файлов PDF со специальными возможностями см. в Руководстве по созданию электронных документов со специальными возможностями.

Учитывайте специальные возможности перед преобразованием документа в PDF

По возможности следует обеспечить поддержку функций расширенного доступа для документов PDF во время создания исходных файлов в каком-либо приложении, например в текстовом приложении или в приложении для создания макетов страниц.

Типичные этапы обеспечения такой поддержки в исходном приложении включают добавление дополнительного текста к графике, оптимизацию таблиц и применение стилей абзацев или других элементов структуры документа, которые можно преобразовать в теги. Дополнительные сведения представлены в разделе Создание документа PDF с тегами из исходного приложения.

Добавьте заполняемые поля форм и описаний, установите порядок следования

Если в файле PDF содержатся поля форм, выберите «Инструменты» > «Расширенный доступ» > Выполнить распознавание полей форм, чтобы обнаружить поля форм и сделать их интерактивными (заполняемыми).

Воспользуйтесь инструментами «Формы» для создания полей форм, например кнопок, флажков, всплывающих меню и текстовых окон. При создании поля введите его описание в текстовом окне «Всплывающая подсказка» диалогового окна «Свойства». Программа чтения с экрана прочитает этот текст вслух. Дополнительная информация представлена в разделе Создание полей форм.

Сведения о задании порядка табуляции в структуре документа представлены в разделе «Установка навигации по полям формы».

Добавьте другие функции расширенного доступа в документ PDF

В Acrobat Pro этот этап включает настройку языка документа, проверку того, что настройки защиты не мешают работе программ чтения с экрана, создание ссылок с расширенным доступом и добавление закладок. Дополнительные сведения см. в разделах Настройка языка документа, Изменение параметров защиты, препятствующих работе программ чтения с экрана, Добавление ссылок с расширенным доступом и Сведения о закладках.

В Acrobat Standard этот этап включает настройку языка документа, проверку того, что параметры защиты не мешают работе программ чтения с экрана, и добавление закладок. Дополнительные сведения см. в разделах Настройка языка документа, Изменение параметров защиты, препятствующих работе программ чтения с экрана и Сведения о закладках.

Создание тегов в документе PDF

Можно обеспечить расширенный доступ документов PDF, добавляя в Acrobat теги. Если документ PDF не содержит теги, то Acrobat может выполнить попытку их автоматической расстановки при прочтении или перекомпоновке документа, при этом результаты могут быть неудовлетворительными. Дерево логической структуры в документах PDF с тегами представляет содержимое программе чтения с экрана или другому вспомогательному программному или аппаратному обеспечению в соответствующем порядке.

Для получения наилучших результатов следует добавлять теги в документ во время преобразования исходного документа в документ PDF из исходного приложения. Это могут быть в том числе такие приложения, как Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word или OpenOffice Writer. При отсутствии доступа к приложению, создающему файл PDF с тегами, можно в любое время добавить теги в PDF с помощью Acrobat.

Расстановка тегов в документе во время преобразования в формат PDF требует, чтобы исходное приложение поддерживало расстановку тегов в PDF. Расстановка тегов в документе во время преобразования позволяет приложению получить сведения о стилях абзацев или другую информацию о структуре исходного документа для создания дерева логической структуры. Дерево логической структуры отражает точный порядок чтения и соответствующие уровни тегов. При таком способе расстановки тегов легче выявить структуру сложных макетов, таких как встроенные врезки, близко расположенные столбцы, неоднородное выравнивание текста и таблицы. При расстановке тегов во время преобразования в формат PDF можно также пометить ссылки, перекрестные ссылки, закладки и дополнительный текст (при его наличии), которые находятся в файле.

Чтобы расставить теги в документе PDF при помощи программы Acrobat, выберите «Инструменты» > «Расширенный доступ» > Добавить теги в документ. Эта команда выполняется в любых документах PDF без тегов, например, в таких, которые создаются при помощи программы Adobe PDF Printer. Acrobat анализирует содержимое файла PDF для интерпретации отдельных элементов страницы, их иерархической структуры и порядка чтения каждой страницы. Затем на основе этой информации она создает дерево тегов. Она также создает теги для любых ссылок, перекрестных ссылок и закладок, добавленных в документ в программе Acrobat.

Команда Добавить теги в документ правильно расставляет теги в большинстве стандартных макетов. Однако она не может всегда правильно интерпретировать структуру и порядок чтения сложных элементов страниц. Это могут быть такие элементы, как близко расположенные колонки, необычное выравнивание текста, незаполняемые поля форм и таблицы без границ. Расстановка тегов на таких страницах с помощью команды Добавить теги в документ может привести к неправильной компоновке элементов или беспорядочному расположению тегов. Эти ошибки могут привести к проблемам при чтении файла PDF вслух.

О водяных знаках и программах чтения с экрана

Добавить водяной знак к документу PDF с тегами можно без добавления его в дерево тегов. Отсутствие водяного знака в дереве тегов полезно для людей, использующих программы чтения с экрана, потому что водяной знак не будет прочитан как содержимое документа.

Наилучшим способом добавления водяного знака, не мешающего программам чтения с экрана, является вставка водяного знака без тегов в документ PDF с тегами.

Устранение проблем с тегами PDF (Acrobat Pro)

После расстановки тегов нужно оценить документ на наличие проблем с порядком чтения, ошибок с тегами и ошибок расширенного доступа, а затем исправить их.

Независимо от метода расстановки тегов в документе PDF, используйте программу Acrobat, чтобы скорректировать порядок расстановки тегов и порядок чтения для сложных макетов страниц или нестандартных элементов. Например, команда Добавить теги в документ не всегда отличает рисунки от декоративных элементов на странице, таких как границы, линии или фоновые элементы. Она может неправильно пометить тегами все эти элементы как рисунки. Также эта команда может неправильно пометить тегами графические символы внутри  текста, например, буквицы или рисунки вместо того, чтобы включить их в теги, представляющие блоки текста. Такие ошибки могут нарушить дерево тегов и усложнить порядок чтения, на котором основывается вспомогательная программа.

Если расстановка тегов в документе происходит в Acrobat, приложение создает отчет об ошибках после завершения процесса расстановки тегов. Используйте этот отчет как руководство по устранению проблем с расстановкой тегов. Можно определить другие проблемы с тегами, порядком чтения и расширенным доступом для любого документа PDF с помощью инструмента Полная проверка/Проверка на доступность или инструмента Порядок чтения. Дополнительные сведения представлены в разделе Проверка расширенного доступа при помощи команды «Полная проверка/Проверка на доступность» и Проверка и исправление порядка чтения.

Создание документа PDF с тегами из веб-страницы

Созданный из веб-страницы документ PDF обладает расширенным доступом настолько, насколько им обладает HTML-источник. Например, если макет веб-страницы основан на таблицах, HTML-код может идти не в том логическом порядке чтения, который требуется документу PDF с тегами, даже несмотря на полную структурированность HTML-кода для правильного отображения всех элементов в браузере.

В зависимости от сложности веб-страницы может потребоваться выполнение в программе Acrobat Pro значительных исправлений при помощи инструмента Порядок чтения или редактирования дерева тегов в Acrobat.

Чтобы создать из веб-страниц документы PDF с большим количеством возможностей расширенного доступа, сначала необходимо установить логический порядок чтения в их HTML-коде. Для наилучших результатов следует воспользоваться руководствами по обеспечению расширенного доступа к содержимому веб-страниц, которые опубликованы консорциумом World Wide Web (W3C). Дополнительные сведения см. в рекомендациях на веб-сайте W3C.

Создание документов PDF с тегами из исходного приложения

В большинстве случаев документы PDF с тегами создаются из какого-либо исходного приложения, например Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign или Microsoft Word. Таким образом, теги добавляются более эффективно по сравнению с добавлением тегов в Acrobat.

Программа PDFMaker имеет настройки преобразования, которые позволяют создавать документы PDF с тегами в исходных приложениях, таких как Microsoft Excel, PowerPoint и Word.

Дополнительные сведения о создании файлов PDF с расширенным доступом представлены по адресу www.adobe.com/accessibility.

Дополнительные сведения см. в документации к соответствующему исходному приложению.

Сведения о тегах в объединенных документах PDF

Для создания одного документа PDF можно в одной операции объединять несколько файлов из различных программ. К примеру, можно объединить файлы обработки текста с показом слайдов, таблицами и веб-страницами. Выберите меню «Файл» > «Создать» > Объединить файлы в один документ PDF.

Во время преобразования программа Acrobat открывает каждое исходное приложение, создает документ PDF с тегами и компонует эти документы PDF в один документ PDF с тегами.

Процесс преобразования не всегда правильно распознает структуру объединенного документа PDF, потому что объединяемые файлы часто используют разные форматы. Используйте Acrobat Pro для создания файла PDF с расширенным доступом из нескольких документов.

При объединении нескольких файлов PDF в один файл PDF с тегами полезно заново расставить теги в объединенном документе. В результате объединения файлов PDF с тегами и без тегов создается файл с частично расставленными тегами, что неприемлемо для пользователей с ограниченными возможностями. Некоторые пользователи — например, использующие программы для чтения с экрана — могут не узнать о наличии страниц, на которых не расставлены теги. При объединении документов PDF с тегами и без них, прежде чем перейти к следующему этапу, необходимо тегировать файлы без тегов. Если во всех документах PDF отсутствуют теги, после завершения таких операций, как вставка, замена и удаление страниц, нужно добавить теги к объединенному документу PDF.

При вставке, замене или удалении страниц программа Acrobat принимает существующие теги в дерево тегов объединенного документа PDF следующим образом.

• При вставке страниц в документ PDF Acrobat добавляет теги (если они есть) для новых страниц в конец дерева тегов. Такой порядок создается, даже если страницы вставляются в начало или середину документа.

• При замене страниц в документе PDF Acrobat добавляет теги (если они есть) для вставленных страниц в конец дерева тегов. Такой порядок создается, даже если страницы заменяются в начале или середине документа. Для замененных страниц программа Acrobat сохраняет теги (если таковые имеются).

• При удалении страниц из документа PDF Acrobat сохраняет теги удаленных страниц (если таковые имеются).

Страницы, теги которых расположены в дереве логической структуры не по порядку, могут стать проблемой для программ чтения с экрана. Программы чтения с экрана считывают теги в порядке следования к концу дерева и могут не достичь тегов вставленной страницы до конца дерева. Чтобы устранить эту проблему, используйте Acrobat Pro для изменения структуры дерева тегов. Расположите большие группы тегов в том же порядке чтения, что и сами страницы. Чтобы не было необходимости выполнять этот шаг, вставляйте страницы в конце файла PDF, чтобы документ создавался с начала до конца последовательно. Например, если титульная страница файла PDF создается отдельно от содержимого, добавляйте содержимое к титульной странице, даже если документ с содержимым больше. При таком подходе теги для содержимого помещаются после тегов для титульной страницы. Переупорядочивать теги позднее в Acrobat Pro необязательно.

Теги, оставшиеся от удаленной или замененной страницы, не связаны с содержанием документа. По сути, они представляют собой большие куски пустых сегментов дерева тегов. Эти лишние теги увеличивают размер файла документа, замедляют работу программ чтения с экрана и могут привести к выдаче этими программами сбивающих с толку результатов. Для достижения наилучшего результата сделайте расстановку тегов последним шагом в процессе преобразования. Используйте Acrobat Pro для удаления тегов удаленных страниц из дерева тегов.

Дополнительные сведения см. в разделе Создание объединенных документов PDF.

Об инструментах создания форм PDF с расширенным доступом

Компания Adobe предлагает несколько инструментов для создания форм PDF с расширенным доступом.

Используйте одно из этих приложений для открытия форм PDF как с тегами, так и без них (кроме форм PDF, созданных при помощи Adobe Designer), чтобы добавлять заполняемые поля форм, например текстовые окна, флажки или кнопки. Затем с помощью других инструментов приложения обеспечьте расширенный доступ к форме. Добавьте описания полей формы, установите порядок табуляции, выполните необходимые действия с тегами и другие задачи по предоставлению расширенного доступа к PDF.

Большинство приложений, которые можно использовать для разработки форм, не сохраняют оригинальных полей форм для заполнения при преобразовании этих файлов в документ PDF. Для добавления полей форм используйте инструменты «Формы» в Acrobat Pro. Более того, если в форму при преобразовании в формат PDF встраиваются теги, то исходное приложение может создать теги, не подходящие для текстовых меток полей формы. В сложной форме, например, текстовые метки для всех полей могут быть объединены в одну строку. Программы для чтения с экрана не могут интерпретировать эти поля как отдельные метки. Такие проблемы, связанные с порядком чтения, могут потребовать долгой работы в Acrobat Pro, связанной с разбивкой текстовых меток. В этом случае будет лучше создать форму PDF без тегов из исходного приложения. Затем можно будет использовать инструменты «Формы» программы Acrobat Pro, чтобы добавить поля формы перед тем, как добавлять теги ко всему документу. Некоторые формы построены достаточно просто, поэтому можно создать форму PDF с тегами с помощью исходного приложения. После добавления заполняемых полей формы внесите необходимые корректировки с помощью Acrobat Pro.

Рабочие процессы для создания форм PDF с расширенным доступом

С помощью Acrobat можно открывать формы PDF с тегами и без тегов, добавлять заполняемые поля, описания полей и дополнительный текст, устанавливать порядок табуляции и снабжать формы тегами (если теги еще не расставлены). Можно также изменять теги в любой форме PDF с тегами, используя инструмент Порядок чтения или дерево тегов.

Проектирование формы с учетом расширенного доступа.

У форм, как правило, сложный макет по сравнению с документами с простой структурой в одну колонку. Удачное выполнение анализа и добавления тегов в форму зависит главным образом от оригинального формата и макета документа, а также от типов полей, которые в ней используются.

При разработке формы следует включить заголовки, инструкции по заполнению и поля для заполнения. Как минимум, достаточно добавить метку для каждого поля. Для полей, заполнение которых требует выполнения особых инструкций, следует их добавить. Используйте графические средства, чтобы провести нужные линии и поля для флажков. Не используйте символы, например подчеркивания или вертикальные линии, поскольку эти символы могут запутать тех, кто пользуется программами чтения с экрана.

Добавление описаний в поля форм позволяет пользователям, которые используют программы чтения с экрана, распознать поля. Пользователи слышат описание, читаемое вслух при переключении в поле для заполнения с помощью клавиши табуляции. Описания следует выбрать лаконичные, но исчерпывающие. Например, описание «Имя» хорошо описывает поле для ввода имени. Не используйте инструктирующие формы (например, «Введите имя») в качестве описаний.

Установка и проверка порядка перехода при нажатии клавиши табуляции.

Порядок следования полей форм для заполнения позволяет людям с ограниченными возможностями использовать клавиатуру для перемещения от одного поля к другому в логическом порядке. В формах PDF для выполнения команды «Использовать структуру документа» необходимо установить порядок перехода по нажатию клавиши табуляции. Проверить порядок табуляции в форме можно с помощью следующих комбинаций клавиш:

• Клавиша Tab предназначена для перемещения курсора в следующее поле.

• Комбинация клавиш Shift и Tab предназначена для перемещения курсора в предыдущее поле.

• Клавиша «Пробел» предназначена для выбора параметров.

• Клавиши со стрелками предназначены для выбора параметров или перемещения по списку.

Расстановка тегов в форме PDF и исправление проблем, связанных с тегами

Если теги уже расставлены, необходимо использовать инструмент Порядок чтения в Acrobat, чтобы распределить теги по каждому полю формы. Этот инструмент также помогает исправить любые проблемы, связанные с порядком чтения текстовых пометок для полей форм. Например, может потребоваться разбить слитые строки полей в отдельные поля.