In bulk verzenden is een proces waarbij een sjabloon van een 'bovenliggende' overeenkomst, gemaakt door de afzender, wordt gebruikt om meerdere 'onderliggende' overeenkomsten te genereren voor een of meer ontvangers.

U kunt het bovenliggende sjabloon in drie fasen configureren:

De Details van overeenkomst definiëren - De naam, het algemene bericht en de basisbestanden van de overeenkomst.
De Instellingen van overeenkomst definiëren - De ondersteunende configuraties van de overeenkomst, zoals de herinnering, vervaldatum, wachtwoord, lokalisatie, enz.
Ontvangers toevoegen - De lijst met ontvangers die wordt gebruikt om de onderliggende overeenkomsten te genereren, wordt ingevoerd als volgt:
- Handmatig, waarbij elke ontvanger in het tekstveld wordt getypt (of geplakt).
- Geüpload met behulp van een CSV-bestand.

Methode om ontvangers toe te voegen

Het definiëren van de Details van overeenkomst en Instellingen van overeenkomst is hetzelfde proces, ongeacht hoe u de ontvangers toevoegt. De manier waarop u ontvangers wilt toevoegen, heeft echter verstrekkende gevolgen voor de omvang en opties van de onderliggende overeenkomsten.
Voordat u begint met het configureren van een bovenliggende sjabloon In bulk verzenden, moet u weten en begrijpen welke methode u wilt gebruiken om ontvangers toe te voegen. Als u van plan bent gebruik te maken van de CSV-importopties, definieert u de CSV voordat u begint met het maken van de sjabloon.

Met de handmatige invoerinterface is het volgende mogelijk:

Slechts één ontvanger per onderliggende overeenkomst, met een optionele medeondertekening door de afzender. Er is geen optie om extra externe ontvangers toe te voegen, een andere medeondertekenaar toe te wijzen of de medehandtekening naar de positie van de eerste handtekening te verplaatsen.
U kunt maximaal 50 afzonderlijke ontvangers toevoegen via het handmatige proces, waardoor maximaal 50 onderliggende overeenkomsten worden gegenereerd.

Bovendien zijn alle geconfigureerde details en instellingen van de overeenkomst van de bovenliggende sjabloon van toepassing op alle onderliggende overeenkomsten. Dit omvat:

de rol van de ontvanger
de verificatiemethode en waarde van de ontvanger
de vervaldatum van de onderliggende overeenkomsten
het algemene bericht dat is opgenomen in het e-mailbericht
de landinstelling die wordt gebruikt voor de ontvangersvaring

De CSV-importmethode biedt verschillende praktische verbeteringen ten opzichte van de handmatige methode, zoals:

U kunt maximaal 1000 onderliggende overeenkomsten configureren via één transactie In bulk verzenden.
In elke onderliggende overeenkomst kunnen maximaal 100 ontvangers worden opgenomen. Elke ontvanger kan zelf het volgende hebben:
- Rol
- Verificatietype (inclusief e-mail (Geen), Acrobat Sign-verificatie, telefoon (sms), wachtwoord en op kennis gebaseerde verificatie)
- Verificatiewaarde
- Privébericht (maximaal 1000 tekens)
Elke onderliggende overeenkomst kan zo worden geconfigureerd dat deze het volgende bevat:
- Naam van aangepaste overeenkomst
- Aangepast globaal bericht in de e-mail (maximaal 1000 tekens)
- Aangepaste landinstelling
- Aangepaste vervaldatum
- Complexe workflowstructuren (opeenvolgende, parallelle en hybride ondertekeningsflows)

Opmerking:

De nieuwe omgeving In bulk verzenden biedt momenteel geen ondersteuning voor het configureren van de afzender om eerst te ondertekenen met de optie om handmatig ontvangers toe te voegen.

De bovenliggende sjabloon configureren

Details van overeenkomst definiëren

Meld u aan met een gebruiker die toegang heeft tot de functie In bulk verzenden in de primaire groep en navigeer naar de Start pagina.
Selecteer de tegel In bulk verzenden.

Als de tegel niet aanwezig is, is In bulk verzenden in de primaire groep van de gebruiker niet ingeschakeld.

Neem contact op met uw Acrobat Sign-beheerder om de primaire groep van de gebruiker toegang te geven tot de functie In bulk verzenden.

Als er een fout wordt gegenereerd waarin wordt gesteld dat u onvoldoende toegang hebt, is de primaire groep van de gebruiker niet geconfigureerd voor toegang tot In bulk verzenden,, maar is de gebruiker wel lid van een groep met toegang.

Voor toegang tot de interface In bulk verzenden moet de gebruiker de functie inschakelen in de primaire groep.
Zodra de interface In bulk verzenden is geladen:
1. Selecteer de groep waaruit de overeenkomsten moeten worden verzonden. Als de groepskiezer niet beschikbaar is, hebt u slechts toegang tot één groep. De groep definieert:
  
  de voor de transactie beschikbare sjablonen
  
  de ondertekeningsopties en -vereisten
  
  de beveiliging die op de overeenkomsten wordt toegepast
2. Selecteer de knop Bestand kiezen om het bestand te kiezen dat zal worden gebruikt als basisdocument voor de overeenkomst. U kunt een bestand selecteren uit:
  
  Deze computer. Als u een bestand op uw computer selecteert, gaat het configuratieproces direct verder. Als u meerdere bestanden moet gebruiken, kunt u meer bestanden selecteren nadat de pagina is vernieuwd.
  
  Sjabloonbibliotheek. Met de optie Sjabloon kunt u meerdere bestanden uit de bibliotheek selecteren door het vakje in de lijst te selecteren. Als alle bestanden zijn ingeschakeld, klikt u op de knop Bevestigen om deze aan de transactie toe te voegen. De sjablonenbibliotheek heeft twee tabbladen:
  
  Sjablonen. Dit is een overzicht van alle sjablonen die via de sjablonenbibliotheek van de groep beschikbaar zijn voor de gebruiker.
  
  Recente sjablonen. Dit is een lijst met de laatst gebruikte sjablonen in de sjablonenbibliotheek van de groep.
Mogelijk is er in de rechterbovenhoek van het venster een koppeling ingeschakeld waarmee gebruikers kunnen overschakelen naar de klassieke versie van de functie In bulk verzenden.

Opmerking:

Wanneer u sjablonen gebruikt, is het essentieel dat u test en controleert of de sjabloonvelden correct worden toegewezen en naar behoren werken voordat u honderden overeenkomsten maakt.
De pagina wordt vernieuwd en toont de Overeenkomstdetails.

Er zijn drie secties die u zo nodig kunt bekijken en bewerken:
- Overeenkomstbestanden - De geselecteerde bestanden of sjablonen zijn al bijgevoegd. Als u meer bestanden wilt bijvoegen, selecteert u de knop Meer bestanden kiezen en voegt u bestanden toe vanaf uw lokale computer of de sjablonenbibliotheek.
  
  Zo nodig kunnen bestanden uit beide bronnen worden toegevoegd.
  
  Bestanden die op uw lokale systeem zijn geselecteerd, kunnen slechts een voor een worden toegevoegd. U kunt meerdere sjablonen selecteren.
- Naam van overeenkomst - De naam van de overeenkomst verschijnt in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger en wordt prominent weergegeven op de pagina Beheren.
  
  De standaardnaam van de overeenkomst wordt geïmporteerd uit het eerste bijgevoegde bestand.
  
  De naam van de overeenkomst kan worden bewerkt door in het veld te klikken en te typen.
- Bericht - Het berichtveld bevat het algemeen standaardbericht dat in de hoofdtekst van de e-mail voor alle ontvangers wordt ingevoegd. Om het berichtveld te bewerken klikt u in het veld en begint u te typen.

De Instellingen van overeenkomst configureren of aanpassen

De standaardwaarden voor de Instellingen van overeenkomst worden overgenomen van de groepsinstellingen. Elke instelling kan worden aangepast aan het doel van de sjabloon.
Op basis van de instellingen op serviceniveau en groepsniveau kunnen verschillende opties worden opgenomen. Hieronder ziet u de meest voorkomende:

Verifieer of configureer de Deadline voor voltooiing.

Afhankelijk van de aard van de overeenkomsten kunt u wel of geen deadline voor overeenkomst instellen.
Indien gebruikt:

De standaardlevensduur van overeenkomsten wordt op groepsniveau gedefinieerd. Als u deze waarde regelmatig moet bewerken, neem dan contact op met uw beheerder om te zien of de standaardwaarde kan worden aangepast.
De afzender kan deze deadline wijzigen tijdens het samenstellen van de overeenkomst (als de groepsinstellingen dit toestaan).
Deadlines kunnen op de pagina Beheren door de oorspronkelijke afzender worden gewijzigd (als de groepsinstellingen dit toestaan).
Interne ondertekenaars kunnen worden uitgesloten van de annulering van de deadline (als dit is geconfigureerd in de groepsinstellingen).
De overeenkomst vervalt automatisch zodra de deadline is overschreden en kan niet worden ondertekend of voltooid. Er moet een nieuwe overeenkomst worden gemaakt.

Bewerk de Deadline voor voltooing door het bewerkingspictogram voor Overeenkomstinstellingen te selecteren en een nieuwe deadline in de kalender te kiezen.

Het venster voor instellingen van overeenkomsten met de deadlinekalender gemarkeerd

Opmerking:

Alle overeenkomsten in uitvoering verlopen na 365 dagen als ze niet zijn voltooid. Deze vervaldatum kan niet worden gewijzigd of onderdrukt.

Verifieer of wijzig de Herinneringsfrequentie.

De herinneringsfrequentie bepaalt de cyclus wanneer herinneringen naar de huidige actieve ontvangers voor uw overeenkomst worden gemaild.

De herhaling van de standaardherinnering wordt gedefinieerd in de groepsinstellingen.
U kunt een standaardherinneringsbericht configureren in de groepsinstellingen.
De standaardherinnering kan worden bewerkt tijdens het opstellen van de overeenkomst (indien toegestaan door groepsinstellingen).
Herinneringen die elke dag worden geactiveerd, hebben een levensduur van 10 dagen. Alle andere herinneringen hebben een levensduur van 60 dagen. De levensduur van de herinnering kan niet worden gewijzigd.
Herinnerings-e-mails worden verzonden op hetzelfde tijdstip als op de dag waarop de overeenkomst voor het eerst is verzonden.
Herinngeringen kunnen op de pagina Beheren worden geconfigureerd nadat de overeenkomst is verzonden.
Ontvangers worden alleen op de hoogte gesteld als ze een actieve deelnemer aan de overeenkomst zijn. Ze worden niet voor of na de melding op de hoogte gesteld (met uitzondering van de laatste kennisgeving met de PDF van de voltooide overeenkomst).

Bewerk de Herinneringsfrequentie door het pictogram voor bewerking van Overeenkomstinstellingen te selecteren en een nieuwe frequentie te kiezen in het vervolgkeuzemenu.

Het deelvenster met overeenkomstinstellingen waarin de herinneringskiezer is gemarkeerd

Voeg een wachtwoord toe om de definitieve PDF weer te geven.

Het wachtwoord dat u in dit veld invoert, is uitsluitend bestemd voor weergave van de PDF.

Het wachtwoord voor het bekijken van de PDF van de definitieve overeenkomst kan in de groepsinstellingen worden geconfigureerd als een verplicht veld, een optioneel veld of een geweigerd veld.
De sterkte van het wachtwoord (aantal tekens en complexiteit) wordt gedefinieerd in de groepsinstellingen.
Er kan geen standaardwaarde voor het wachtwoord worden gedefinieerd. De gegevens moeten door de afzender worden verstrekt tijdens de overeenkomstcompositie.
Als dit wachtwoord wordt toegevoegd, wordt het als een beveiligingsparameter in de PDF ingesloten en kan het niet worden verwijderd zonder het wachtwoord.
Het wachtwoord wordt nergens in het Acrobat Sign-systeem opgeslagen en kan niet worden hersteld door de technische ondersteuning.

Om de wachtwoordbeveiliging in te stellen bij het bekijken van de overeenkomst-PDF selecteert u het pictogram voor bewerking van Overeenkomstinstellingen en typt u een wachtwoord in het veld.

Het deelvenster met overeenkomstinstellingen waarin het wachtwoordveld is gemarkeerd

Configureer de Contentbeveiliging.

Met Contentbeveiliging wordt beveiliging geïnstalleerd om de overeenkomst te kunnen bekijken nadat deze is voltooid. Om de overeenkomst te kunnen bekijken is dezelfde verificatiemethode vereist als degene die is geconfigureerd om de overeenkomst in eerste instantie te ondertekenen.

Het deelvenster met overeenkomstinstellingen, waarin de velden voor contentbeveiliging zijn gemarkeerd

Verifieer of selecteer een nieuwe lokalisatietaal voor de e-mail van de ontvanger.

De waarde Taal geeft de lokalisatie aan van alle Acrobat Sign-sjabloonelementen, zoals labels en instructies, in de e-mail van de ontvanger en de pagina voor elektronisch ondertekenen.

De standaardlokalisatie wordt gedefinieerd in de groepsinstellingen.
De standaardwaarde kan worden bewerkt (als de groepsinstellingen dit toestaan)
De lokalisatietaal is een andere instelling dan de gebruikersinterface-instellingen. Het is mogelijk om de UI-taal van de groep in te stellen op Amerikaans-Engels en de standaard ondertekeningstaal van de groep op Japans.

Bewerk de Taal van de ontvanger door het pictogram voor bewerking van Overeenkomstinstellingen te selecteren en een nieuwe taal te kiezen in het vervolgkeuzemenu.

Het deelvenster met de instellingen van de overeenkomst met de taalkiezer gemarkeerd

Ontvangers toevoegen

Zoals eerder vermeld is de manier waarop u ontvangers wilt toevoegen essentieel voor het verkrijgen van de beste resultaten.
Standaard wordt het handmatige proces weergegeven wanneer de sjabloonconfiguratie wordt gestart.

Selecteer de methode die u wilt gebruiken om ontvangers toe te voegen:

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

In bulk verzenden met behulp van een bovenliggende sjabloon