PDF dizinleri oluşturma

Uzun bir PDF dosyasında daha hızlı arama yapmak için belgeye sözcüklerin bir dizinini ekleyebilirsiniz. Acrobat, gerçek belgede arama yapmaktansa bu dizini çok daha hızlı bir şekilde arayabilir. Dizin, PDF dosyasının tüm kopyalarına dahil edilir. Kullanıcılar, gömülü dizini olmayan PDF'lerde olduğu gibi dizinleri olan PDF'lerde de arama yapabilir.

PDF'ye dizin ekleme

PDF'de dizin güncelleme veya kaldırma

Katalog özelliği hakkında (Acrobat Pro)

Belirli bir PDF grubunu bir katalog olarak tanımlayıp, bu belge koleksiyonunun tamamı için birleşik bir dizin oluşturabilirsiniz. Kullanıcılar kataloglanmış PDF'lerde belirli bilgiler aradığında, dizin arama işleminin çok daha hızlı olmasını sağlar.

Koleksiyonun bir CD'de dağıtımını yaptığınızda, PDF'lerle birlikte dizini de dahil edebilirsiniz.

Romen, Çince, Japonca veya Korece karakterleriyle yazılmış belgeleri kataloglayabilirsiniz. Kataloglayabileceğiniz bilgiler, belge metnini, yorumları, yer imlerini, form alanlarını, etiketleri, nesne ve belge meta verilerini, ekleri, belge bilgilerini, dijital imzaları, görüntü XIF (genişletilmiş görüntü dosya formatı) meta verilerini ve özelleştirilmiş belge özelliklerini içerir.

PDF'leri dizinlemeye hazırlama (Acrobat Pro)

PDF'leri dizinlemek için bağlantılar, yer imleri ve aranabilir metin gibi elektronik özelliklere sahip eksiksiz PDF'ler içeren bir klasör oluşturarak başlayın. Taranan belgelerde metnin aranabilir olduğundan emin olun. Arama performansını iyileştirmek için uzun belgeleri küçük bölümlü dosyalara ayırmak daha iyidir. Belge özelliklerine bilgi eklemek de arama kalitesini iyileştirir.

Belge koleksiyonunu dizinlemeden önce disk sürücüsünde veya ağ sunucusu biriminde belge yapısını düzenleyin ve platformlar arası dosya adlarını doğrulayın. Platformlar arası dosya adları kısaltılabilir, bu da bir arama işleminde bulunmalarını zorlaştırabilir. Bu sorunu önlemek için şu yönergeleri izleyin:

• Özellikle de belge koleksiyonunu ve dizini ISO 9660 formatlı bir CD-ROM diskte sunmak istiyorsanız dosyaları, klasörleri ve dizinleri, MS-DOS® dosya adlandırma kurallarına göre (en çok sekiz karakterlik bir ad ve üç karakterlik dosya uzantısı) yeniden adlandırın.
  
• Dosya ve klasör adlarından aksanlı karakterleri ve İngilizce karakterler dışında kalan karakterler gibi genişletilmiş karakterleri kaldırın. (Katalog özelliği tarafından kullanılan font, 133'ten 159'a kadar olan karakter kodlarını desteklemez.)
• İçlerinde macOS kullanıcıları tarafından arama yapılacak olan dizinlerde, derinlemesine yuvalandırılmış klasörler veya 256 karakteri aşan yollar kullanmayın.
• macOS'u OS/2® LAN sunucusuyla kullanıyorsanız MS-DOS® dosya adlandırma kurallarını zorunlu tutmak için IBM®LAN Server Macintosh'u (LSM) yapılandırın veya sadece FAT (dosya ayırma tablosu) birimlerini dizine alın. (HPFS [yüksek performanslı Dosya Sistemi] birimleri, alınamayan uzun dosya adları içerebilir.)
• Belge yapısı, dizinlenmesini istemediğiniz alt klasörler içeriyorsa dizinleme işlemi sırasında bunları dışlayabilirsiniz.

Belge özelliklerine meta veri ekleme (Acrobat Pro)

PDF'lerde arama yapılmasını kolaylaştırmak için belge özelliklerine meta veriler adı verilen dosya bilgileri ekleyebilirsiniz. (Açık olan PDF'nin özelliklerini Dosya > Özellikler'i seçip Açıklama sekmesini tıklatarak görebilirsiniz.)

Belge özellikleri için veri eklerken şu Adobe Tavsiyelerini göz önünde bulundurun:

• Başlık alanında olabildiğince açıklayıcı bir başlık kullanın. Belgenin dosya adı, arama sonuçları iletişim kutusunda gösterilir.
• Benzer bilgiler için hep aynı seçeneği (alanı) kullanın. Örneğin, önemli bir terimi bazı dosyalarda konu seçeneğine, bazı dosyalarda ise Anahtar Sözcükler seçeneğine eklemeyin.
• Aynı türden bilgiler için tutarlı tek bir terim kullanın. Örneğin, bazı belgelerde biyoloji, diğerlerinde ise canlı bilimleri terimlerini kullanmayın.
• Belgeden sorumlu grubu belirtmek için yazar seçeneğini kullanın. Örneğin, işe alma ilkeleriyle ilgili bir belgenin yazarı, insan kaynakları departmanı olabilir.
• Belge bölüm numaraları kullanıyorsanız bunları Anahtar Sözcükler olarak ekleyin. Örneğin Anahtar Sözcüklere doc#=m234 eklenmesi belirli bir konu hakkında yüzlerce belgeden oluşan bir serideki belirli bir belgeyi gösterebilir.
• Belgeleri türlerine göre kategorize etmek için konu veya Anahtar Sözcükler seçeneğini tek başına veya birlikte kullanın. Örneğin tek bir belge için konu girişi olarak durum raporu terimini ve anahtar sözcük girişi olarak da aylık veya haftalık sözcüğünü kullanabilirsiniz.
• Adobe PDF konusunda uzmanlık eğitimi aldıysanız dizini oluştururken belge türü, belge numarası, belge tanımlayıcısı gibi özel veri alanları da tanımlayabilirsiniz. Bu, sadece gelişmiş kullanıcılar için önerilir ve Acrobat Eksiksiz Yardım bu konuyu kapsamaz.

Koleksiyon için dizin oluşturma (Acrobat Pro)

Yeni bir dizin oluşturduğunuzda Acrobat, .Pdx uzantısıyla bir dosya oluşturur ve .idx uzantılı bir veya birden çok dosya içeren yeni bir destek klasörü oluşturur. IDX dosyaları, dizin girişlerini içerir. Dizinde arama yapmak isteyen kullanıcılar bu dosyaların hepsine erişebilmelidir.

Dizin oluşturma seçeneklerine bakın 

• Sayıları Katma: Belge metninde yer alan tüm sayıları dizinden dışlamak için bu seçeneği kullanın. Sayıların dışlanması, bir dizinin boyutunu önemli ölçüde küçülterek aramaları hızlandırabilir.
• Kimlikleri Adobe PDF v1.0 Dosyalarına Ekle: Koleksiyonunuzda Acrobat 2.0 öncesinde oluşturulan ve kimlik numaralarının otomatik olarak eklenmediği PDF'ler varsa bu seçeneği belirleyin. Uzun macOS dosya adları, MS-DOS® dosya adlarına çevrilirken kısaltıldığında kimlik numaraları gerekli olur. Acrobat 2.0 ve sonraki sürümleri, tanımlayıcı kimlik numaralarını otomatik olarak ekler.
• Ararken Değiştirilmiş Belgeler İçin Uyarma: Bu seçenek etkin olmadığında en son dizin oluşturma işleminden bu yana değişiklik yapılan belgeleri aradığınızda bir mesaj görünür.
• Özel Özellikler: Özel belge özelliklerini dizine dahil etmek için bu seçeneği kullanın; sadece dizinlediğiniz PDF'lerde zaten var olan özelleştirilmiş belge özellikleri dizinlenir. Özelliklerde, Tür menüsünden bir seçim yapıp Ekle'yi tıklatın. Bu özellikler, sonuç dizininde arama yaptığınızda PDF Ara penceresinin ek ölçüt açılır menülerinde bir arama seçeneği olarak görünür. Örneğin, Belge Adı özelleştirilmiş özelliğini girer ve Tür menüsünden dize özelliğini seçerseniz dizinde arama yapan bir kullanıcı, Şu Ek Kriterleri Kullan menüsünden Belge Adını seçerek özelleştirilmiş özelliğin içinde arama yapabilir.

• XMP Alanları: Özelleştirilmiş XMP alanlarını dahil etmek için bu seçeneği kullanın. Özelleştirilmiş XMP alanları dizinlenir ve ek kriterler açılır menülerinde belirerek seçilen dizinlerde aranabilir duruma gelir.
• Durdurma Sözcükleri: Dizin arama sonuçlarından (maksimum 500) dışlamak için kullanın. Sözcüğü yazın, Ekle'yi tıklatın ve gerekirse tekrarlayın. Sözcük dışlama, dizini % 10 ila % 15 küçültür. Durdurma sözcüğü, en çok 128 karakter uzunluğunda olabilir ve büyük/küçük harfe duyarlıdır.
• Yapı Etiketleri: Etiketli bir mantıksal yapıya sahip belgelerde belirli yaprak öğeli etiket düğümlerini aranabilir hale getirmek için bu seçeneği kullanın.

Katalog BeniOku dosyaları (Acrobat Pro)

Ayrı bir BeniOku dosyası oluşturup dizinin bulunduğu klasöre koymak kullanışlı olabilir. Bu BeniOku dosyası, insanlara dizininiz hakkında aşağıdaki gibi ayrıntılar verebilir:

• Dizinlenen belgelerin türü.

• Desteklenen arama seçenekleri.

• Sorular için başvurulacak kişinin iletişim adresi veya telefon numarası.

• Dizinden dışlanmış olan numaraların veya sözcüklerin listesi.

• LAN tabanlı dizinde içerilen belgeleri içeren klasörlerin listesi veya disk tabanlı dizinde içerilen belgelerin listesi. Her klasör veya belgenin içeriği hakkında kısa bir açıklama da ekleyebilirsiniz.

• Belge bilgisi alan değerleri atarsanız her belge için değerler listesi.

  Katalogda özellikle çok sayıda belge varsa her belgeye atanmış olan değerleri gösteren bir tablo eklemeyi düşünün. Tablo, BeniOku dosyanızın içinde yer alabilir veya ayrı bir belge olabilir. Bu tabloyu, dizini geliştirdiğiniz sırada tutarlılığı sağlamak için kullanabilirsiniz.

Dizini düzeltme (Acrobat Pro)

Mevcut bir dizini güncelleştirebilir, yeniden oluşturabilir veya temizleyebilirsiniz.

Katalog tercihleri (Acrobat Pro)

Sonradan oluşturacağınız bütün dizinlere global olarak uygulanacak dizinleme tercihleri ayarlayabilirsiniz. Dizin oluşturma işlemi sırasında, yeni seçenekler belirleyerek, belirli bir dizin için bu tercihlerden bazılarını geçersiz kılabilirsiniz.

Kategoriler altındaki Tercihler iletişim kutusunda Katalog'u seçin. Seçeneklerden birçoğu, dizin oluşturma işleminde anlatılanlarla aynıdır.

Planlanmış dizin güncellemeleri (Acrobat Pro)

Bir dizin oluşturma, yeniden oluşturma, güncelleme ve temizleme işlemini otomatik hale getirmek için Katalog özelliğini bir toplu katalog PDX dosyasıyla (.Bpdx) birlikte kullanabilirsiniz. Bu dosya, katalog dizini dosya yollarının ve bayraklarının bir listesini içerir. Windows® zamanlayıcı gibi bir planlama uygulaması ile bu görevlerin otomatik olarak ne zaman ve ne sıklıkla gerçekleştirileceğini planlayabilirsiniz. Bunu yapmak için Acrobat'ta BPDX dosyasını açtığınızda Acrobat, BPDX dosyasındaki bayraklara göre dizini yeniden oluşturur.

BPDX dosyalarını kullanmak için Tercihler > Katalog öğesine gidin ve ardından yeniden çalıştırmak için Toplu Katalog Dosyalarına İzin Ver (. Bpdx) onay kutusunu seçin.

Koleksiyonları ve dizinleri taşıma (Acrobat Pro)

Yerel bir sabit disk sürücüsünde, dizinlenmiş bir belge koleksiyonu geliştirip test edebilir ve sonradan, tamamlanan belge koleksiyonunu bir ağ sunucusuna veya diskine taşıyabilirsiniz. Dizin tanımı, dizin tanımı dosyasıyla (PDX) dizinlenmiş belgeleri içeren klasörler arasındaki göreli yolları içerir. Bu göreli yollar değişmezse dizinlenmiş belge koleksiyonunu taşıdıktan sonra dizini yeniden oluşturmanız gerekmez. PDX dosyasıyla dizinlenmiş belgeleri içeren klasörler aynı klasördeyse sadece o dosyayı taşıyarak, göreli yolu koruyabilirsiniz.

Göreli yol değişirse dizinlenmiş belge koleksiyonunu taşıdıktan sonra bir dizin oluşturmanız gerekir. Ancak, hala orijinal PDX dosyasını kullanabilirsiniz. Orijinal PDX dosyasını kullanmak için önce dizinlenmiş belgeleri taşıyın. Sonra, PDX dosyasını dizini oluşturmak istediğiniz yere taşıyın ve gerektiği şekilde, dizinlerin ve alt dizinlerin içerme ve dışlama listelerini düzenleyin.

Dizin, uygulanacağı koleksiyonun herhangi bir bölümünden ayrı bir sürücüde veya sunucu biriminde bulunuyorsa koleksiyonun veya dizinin taşınması, dizini bozar. Belge koleksiyonunu bir ağ konumuna veya bir CD'ye taşımayı düşünüyorsanız dizini koleksiyonla aynı konumda oluşturun.