PDF dizinleri oluşturma

Belgeye sözcük dizini gömerek, uzun bir PDF'de arama yapmak için gereken süreyi kısaltabilirsiniz. Acrobat, dizini belgeyi aradığından çok daha hızlı arayabilir. Gömülü dizin, PDF'nin dağıtılan veya paylaşılan kopyalarını eklenir. Kullanıcılar gömülü dizinleri olan PDF'lerde de aynı gömülü dizinleri olmayanlarda olduğu gibi arama yapar; bunun için izlenmesi gereken fazladan adımlar yoktur.

PDF'ye dizin ekleme

PDF'deki gömülü dizini güncelleştirme veya kaldırma

Katalog özelliği hakkında (Acrobat Pro)

Belirli bir PDF grubunu bir katalog olarak tanımlayıp, bu belge koleksiyonunun tamamı için birleşik bir dizin oluşturabilirsiniz. Kullanıcılar kataloglanmış PDF'lerde belirli bilgiler aradığında, dizin arama işleminin çok daha hızlı olmasını sağlar.

Koleksiyonun bir CD'de dağıtımını yaptığınızda, PDF'lerle birlikte dizini de dahil edebilirsiniz.

Romen, Çince, Japonca veya Korece karakterleriyle yazılmış belgeleri kataloglayabilirsiniz. Kataloglayabileceğiniz bilgiler, belge metnini, yorumları, yer imlerini, form alanlarını, etiketleri, nesne ve belge meta verilerini, ekleri, belge bilgilerini, dijital imzaları, görüntü XIF (genişletilmiş görüntü dosya formatı) meta verilerini ve özelleştirilmiş belge özelliklerini içerir.

PDF'leri dizinleme için hazırlama (Acrobat Pro)

Dizinlemek istediğiniz PDF'leri içeren bir klasör oluşturmakla başlayın. Bütün PDF'lerdeki içeriğin ve bağlantılar, yer imleri ve form alanları gibi elektronik özelliklerin eksiksiz olması gerekir. Dizinlenecek dosyalar taranmış belgeler içeriyorsa, metnin içinde arama yapılabilecek nitelikte olduğundan emin olun. Arama performansını artırmak için, uzun belgeleri, birer bölümlük dosyalara bölün. Dosyalarda arama yapılabilirlik özelliğini geliştirmek için, dosyaların belge özelliklerine bilgiler ekleyebilirsiniz.

Belge koleksiyonunu dizinlemeden önce, disk sürücüsünde veya ağ sunucusu biriminde belge yapısını düzenlemeniz ve platformlar arası dosya adlarını doğrulamanız önemlidir. Dosya adları kırpılabilir ve platformlar arası aramalarda alınması zorlaşabilir. Bu sorunu önlemek için şu yönergeleri göz önüne alın:

• Özellikle de belge koleksiyonunu ve dizini ISO 9660 formatlı bir CD-ROM diskte sunmak istiyorsanız dosyaları, klasörleri ve dizinleri, MS-DOS dosya adlandırma kurallarına göre (en çok sekiz karakterlik bir ad ve üç karakterlik dosya adı uzantısı) yeniden adlandırın.

• Dosya ve klasör adlarından, aksanlı karakterleri ve İngilizce karakterler dışında kalan karakterler gibi genişletilmiş karakterleri kaldırın. (Katalog özelliği tarafından kullanılan font, 133'ten 159'a kadar olan karakter kodlarını desteklemez.)

• İçlerinde Mac OS kullanıcıları tarafından arama yapılacak olan dizinlerde, derinlemesine yuvalandırılmış klasörler veya 256 karakteri aşan yol adları kullanmayın.

• Mac OS sistemini bir OS/2 LAN sunucusuyla kullanıyorsanız MS-DOS dosya adlandırma kurallarını zorunlu tutmak için IBM® LAN Server Macintosh'u (LSM) yapılandırın veya sadece FAT (Dosya Ayırma Tablosu) birimlerini dizine alın. (HPFS [Yüksek Performanslı Dosya Sistemi] birimleri, alınamayan uzun dosya adları içerebilir.)

  Belge yapısı, dizinlenmesini istemediğiniz alt klasörler içeriyorsa dizinleme işlemi sırasında bunları dışlayabilirsiniz.

Belge özelliklerine meta veriler ekleme (Acrobat Pro)

PDF'lerde arama yapılmasını kolaylaştırmak için belge özelliklerine meta veriler adı verilen dosya bilgileri ekleyebilirsiniz. (Açık olan PDF'nin özelliklerini Dosya > Özellikler'i seçip Açıklama sekmesini tıklatarak görebilirsiniz.)

Belge özellikleri için veri eklerken, şu tavsiyeleri göz önünde tutun:

• Başlık alanında, olabildiğince açıklayıcı bir başlık kullanın. Belgenin dosya adı, Arama Sonuçları iletişim kutusunda gösterilecektir.

• Benzer bilgiler için hep aynı seçeneği (alanı) kullanın. Örneğin, önemli bir terimi bazı dosyalarda Konu seçeneğine, başka bazı dosyalardaysa Anahtar Sözcükler seçeneğine eklemeyin.

• Aynı türden bilgiler için tutarlı tek bir terim kullanın. Örneğin, bazı belgelerde biyoloji ve diğerlerinde de canlı bilimleri terimlerini kullanmayın.

• Belgeden sorumlu grubu tanıtmak için Yazar seçeneğini kullanın. Örneğin, işe alma ilkeleriyle ilgili bir belgenin yazarı, İnsan Kaynakları departmanı olabilir.

• Belge bölüm numaraları kullanıyorsanız bunları Anahtar Sözcükler olarak ekleyin. Örneğin, Anahtar Sözcükler'e doc#=m234 eklenmesi, belirli bir konu hakkındaki birkaç yüz belgelik bir dizideki belirli bir belgeyi gösterebilir.

• Belgeleri türlerine göre kategorize etmek için Konu ve Anahtar Sözcükler seçeneğini tek tek veya birlikte kullanın. Örneğin, tek bir belge için Konu girişi olarak durum raporu terimini ve Anahtar Sözcükler girişi olarak da aylık veya haftalık sözcüğünü kullanabilirsiniz.

  Adobe PDF konusunda uzmanlık eğitimi aldıysanız, dizini oluştururken, Belge Türü, Belge Numarası ve Belge Tanımlayıcısı gibi, özelleştirilmiş veri alanları da tanımlayabilirsiniz. Bunu sadece ileri düzeydeki kullanıcılar için öneririz; Acrobat Eksiksiz Yardım bu konuyu kapsamaz.

Koleksiyon için dizin oluşturma (Acrobat Pro)

Yeni bir dizin oluşturduğunuzda Acrobat, .pdx uzantısıyla bir dosya oluşturur ve .idx uzantılı bir veya birden çok dosya içeren yeni bir destek klasörü oluşturur. IDX dosyaları, dizin girişlerini içerir. Dizinde arama yapmak isteyen kullanıcılar bu dosyaların hepsine erişebilmelidir.

Dizinleme Seçenekleri iletişim kutusu

Belge metninde yer alan tüm sayıları dizinden dışlamak için bu seçeneği kullanın. Sayıların dışlanması, bir dizinin boyutunu önemli ölçüde küçülterek aramaları hızlandırabilir.

Koleksiyonunuz, Acrobat 2.0'dan önce oluşturulmuş, otomatik olarak kimlik numaraları eklemeyen PDF'ler içeriyorsa bu seçeneği kullanın. Uzun Mac OS dosya adları MS-DOS dosya adlarına çevrilirken kısaltıldığında, kimlik numaraları gerekli olur. Acrobat 2.0 ve sonraki sürümleri, tanımlayıcı kimlik numaralarını otomatik olarak ekler.

Bu seçenek işaretli değilse dizinin en son oluşturulduğu tarihten itibaren değişmiş olan belgelerde arama yapılırken bir mesaj çıkar.

Dizine özelleştirilmiş belge özellikleri eklemek için bu seçeneği kullanın; sadece, dizinlediğiniz PDF'lerde zaten varolan özelleştirilmiş belge özellikleri dizinlenir. Özelliklerde, Tür menüsünden bir seçim yapıp Ekle'yi tıklatın. Bu özellikler, sonuçta ortaya çıkan dizin içinde arama yaparken, PDF Ara penceresinin ek ölçüt açılır menülerinde bir arama seçeneği olarak belirir. Örneğin, Belge Adı özelleştirilmiş özelliğini girer ve Tür menüsünden dize özelliğini seçerseniz, dizinde arama yapan bir kullanıcı, Şu Ek Kriterleri Kullan menüsünden Belge Adı'nı seçerek, özelleştirilmiş özelliğin içinde arama yapabilir.

Özelleştirilmiş XMP alanlarının eklenmesi için bu seçeneği kullanın. Özelleştirilmiş XMP alanları dizinlenir ve ek kriterler açılır menülerinde belirerek, seçilen dizinlerde aranabilir duruma gelir.

Dizin arama sonuçlarından belirli sözcükleri (maksimum 500) dışlamak için kullanın. Sözcüğü yazın, Ekle'yi tıklatın ve gerekirse tekrarlayın. Sözcük dışlama, dizini % 10 ila % 15 küçültür. Durdurma sözcüğü, en çok 128 karakter uzunluğunda olabilir ve büyük/küçük harfe duyarlıdır.

Etiketli bir mantıksal yapıları olan belgelerde belirli yaprak öğeli etiket düğümlerini aranabilir kılmak için bu seçeneği kullanın.

Katalog BeniOku dosyaları (Acrobat Pro)

Ayrı bir BeniOku dosyası oluşturup dizinin bulunduğu klasöre koymak kullanışlı olabilir. Bu BeniOku dosyası, insanlara dizininiz hakkında aşağıdaki gibi ayrıntılar verebilir:

• Dizinlenen belgelerin türü.

• Desteklenen arama seçenekleri.

• Sorular için başvurulacak kişinin iletişim adresi veya telefon numarası.

• Dizinden dışlanmış olan numaraların veya sözcüklerin listesi.

• LAN tabanlı dizinde içerilen belgeleri içeren klasörlerin listesi veya disk tabanlı dizinde içerilen belgelerin listesi. Her klasör veya belgenin içeriği hakkında kısa bir açıklama da ekleyebilirsiniz.

• Belge Bilgisi alan değerleri atarsanız her belge için değerler listesi.

  Katalogda özellikle çok sayıda belge varsa her belgeye atanmış olan değerleri gösteren bir tablo eklemeyi düşünün. Tablo, BeniOku dosyanızın içinde yer alabilir veya ayrı bir belge olabilir. Bu tabloyu, dizini geliştirdiğiniz sırada tutarlılığı sağlamak için kullanabilirsiniz.

Dizini düzeltme (Acrobat Pro)

Mevcut bir dizini güncelleştirebilir, yeniden oluşturabilir veya temizleyebilirsiniz.

Katalog tercihleri (Acrobat Pro)

Sonradan oluşturacağınız bütün dizinlere global olarak uygulanacak dizinleme tercihleri ayarlayabilirsiniz. Dizin oluşturma işlemi sırasında, yeni seçenekler belirleyerek, belirli bir dizin için bu tercihlerden bazılarını geçersiz kılabilirsiniz.

Kategoriler altındaki Tercihler iletişim kutusunda Katalog'u seçin. Seçeneklerden birçoğu, dizin oluşturma işleminde anlatılanlarla aynıdır.

Planlanmış dizin güncellemeleri (Acrobat Pro)

Dizinin otomatik olarak ne zaman ve ne sıklıkta oluşturulacağını, yeniden oluşturulacağını, güncelleştirileceğini ve temizleneceğini zamanlamak için Katalog Özelliği'ni ve katalog toplu iş PDX dosyasını (.bpdx) kullanın. BPDX dosyası, platforma bağımlı katalog dizin dosyası yollarının ve bayraklarının listesini içeren bir metin dosyasıdır. Acrobat uygulamasında BPDX dosyasını görüntülemek için Windows Scheduler gibi bir planlama uygulaması kullanılır. Acrobat daha sonra dizini, BPDX dosyasındaki bayraklara göre yeniden oluşturur.

Koleksiyonları ve dizinlerini taşıma (Acrobat Pro)

Yerel bir sabit disk sürücüsünde, dizinlenmiş bir belge koleksiyonu geliştirip test edebilir ve sonradan, tamamlanan belge koleksiyonunu bir ağ sunucusuna veya diskine taşıyabilirsiniz. Dizin tanımı, dizin tanımı dosyasıyla (PDX) dizinlenmiş belgeleri içeren klasörler arasındaki göreli yolları içerir. Bu göreli yollar değişmezse dizinlenmiş belge koleksiyonunu taşıdıktan sonra dizini yeniden oluşturmanız gerekmez. PDX dosyasıyla dizinlenmiş belgeleri içeren klasörler aynı klasördeyse sadece o dosyayı taşıyarak, göreli yolu koruyabilirsiniz.

Göreli yol değişirse dizinlenmiş belge koleksiyonunu taşıdıktan sonra yeni bir dizin oluşturmanız gerekir. Ancak, hala orijinal PDX dosyasını kullanabilirsiniz. Orijinal PDX dosyasını kullanmak için önce dizinlenmiş belgeleri taşıyın. Sonra, PDX dosyasını yeni dizini oluşturmak istediğiniz yere taşıyın ve gerektiği şekilde, dizinlerin ve alt dizinlerin içer ve dışla listelerini düzenleyin.

Dizin, uygulanacağı koleksiyonun herhangi bir bölümünden ayrı bir sürücüde veya sunucu biriminde bulunuyorsa koleksiyonun veya dizinin taşınması, dizini bozar. Belge koleksiyonunu bir ağ konumuna veya bir CD'ye taşımayı düşünüyorsanız dizini koleksiyonla aynı konumda oluşturun.