Aufbewahrungsregeln definieren, wann Vereinbarungen und zugehörige Daten gelöscht werden. Die Verwaltung dieser Regeln stellt sicher, dass aktive Regeln korrekt angewendet werden und dass zuvor angewendete Regeln weiterhin Vereinbarungen wie erwartet regeln.

Vorbereitungsmaßnahmen

Du musst Admin auf Konto- oder Gruppenebene sein, um Aufbewahrungsregeln zu verwalten.

Konfiguration

Verfügbarkeit

Acrobat Sign Solutions: Unterstützt.
Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt.
Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt.

Konfigurationsumfang

Aufbewahrungsregeln können auf Konto- und auf Gruppenebene verwaltet werden.

Einstellungen auf Gruppenebene setzen Einstellungen auf Kontoebene außer Kraft.

So greifst du auf diese Einstellung zu

Kontoebene:

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Data Governance.

Gruppenebene:

Navigiere zu Admin > Gruppen.
Wähle eine Gruppe aus.
Wähle Gruppeneinstellungen > Data Governance.

Das Admin-Menü mit dem Data Governance-Tab

Wie sich Aufbewahrungsregeln verhalten

Aufbewahrungsregeln folgen einem definierten Lebenszyklus:

Nur eine Aufbewahrungsregel ist gleichzeitig für neu beendete Vereinbarungen aktiv.Wenn eine neue Regel erstellt wird, wird sie zur aktiven Regel und gilt für alle Vereinbarungen, die zukünftig in einem Endstatus erfasst werden.Zuvor aktive Regeln gelten weiterhin für Vereinbarungen, die bereits ihnen zugewiesen wurden und müssen nicht deaktiviert werden.
Jedem Vertrag wird eine Aufbewahrungsregel zugewiesen, wenn er in einem beendeten Status erfasst wird.
Vereinbarungen behalten ihre zugewiesene Regel, auch wenn später neuere Regeln angelegt werden.
Das Deaktivieren einer Regel verhindert die Löschung für alle Vereinbarungen, die unter dieser Regel noch nicht gelöscht wurden.

Regelstatus

Aufbewahrungsregeln können einen der folgenden Status haben:

Aktiviert – Die Regel wird derzeit auf neu beendete Vereinbarungen angewendet oder regelt noch Vereinbarungen, die zur Löschung geplant sind.
Deaktiviert – Die Regel wird nicht mehr angewendet. Vereinbarungen, die mit der Regel verknüpft sind, werden nicht gelöscht.
Abgelaufen – Alle Vereinbarungen, die zuvor dieser Regel unterlagen, wurden bereits gelöscht.
Vorgängerversion – Stellt Aufbewahrungsrichtlinien dar, die über frühere Systemeinstellungen konfiguriert wurden. Bei Vereinbarungen, denen bereits Regeln aus Vorgängerversionen zugewiesen sind, werden weiterhin diese Löschzeitpläne befolgt.

Aufbewahrungsregeln filtern

Verwende die Filtersteuerung, um Regeln nach Status anzuzeigen:

Alle Regeln (Standard).
Aktivierte Regeln.
Deaktivierte Regeln.
Abgelaufene Regeln.

Du kannst die Anzahl der pro Seite angezeigten Einträge konfigurieren, einschließlich Optionen wie 15, 30 oder 50 Regeln.

Die Registerkarte „Data Governance“, die Filter werden angezeigt

Aufbewahrungsregel deaktivieren

Das Deaktivieren einer Regel hält das Löschen für alle mit dieser Regel verknüpften Vereinbarungen an.

Wähle die Regel aus, die du deaktivieren möchtest.
Wähle Deaktivieren aus.

Die Registerkarte „Data Governance“, der Link „Regel deaktivieren“ wird angezeigt

Achtung:

Die Deaktivierung einer Regel kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vereinbarungen, die mit einer deaktivierten Regel verknüpft sind, haben keine Löschaktion mehr und müssen mit anderen Methoden entfernt werden, wie z. B. GDPR-Tools.

Regeln auf Gruppenebene von der Kontoebene aus anzeigen

Du kannst auf Aufbewahrungsregeln auf Gruppenebene über die Benutzeroberfläche auf Kontoebene zugreifen:

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Data Governance.
Wähle die Registerkarte Gruppen mit Aufbewahrungsregeln aus.
Wähle eine Gruppe aus.
Wähle Aufbewahrungsregeln für die Gruppe anzeigen aus.

Zugriff auf Gruppeneinstellungen über Data Governance auf Kontoebene

Wissenswertes

Nur eine Aufbewahrungsregel ist gleichzeitig für neu beendete Vereinbarungen aktiv.
Aufbewahrungsregeln können nach ihrer Erstellung nicht geändert werden. Neue Regeln müssen angelegt werden, um das Aufbewahrungsverhalten zukünftig zu ändern.
Zuvor angewendete Regeln regeln weiterhin Vereinbarungen, die ihnen bereits zugewiesen wurden.
Aufbewahrungsregeln können nach der Anwendung auf eine Vereinbarung nicht bearbeitet werden.
Die Verarbeitung des Endzustands kann sich zu Spitzenzeiten um bis zu 12 Stunden verzögern, wodurch sich der Beginn der Aufbewahrung verzögert.
Deaktivierte Regeln können nicht wieder aktiviert werden.
Aufbewahrungsregeln, die mit gelöschten Gruppen verknüpft sind, bleiben zugänglich, um den Audit-Verlauf zu bewahren. Gruppeneinstellungen können weiterhin über die Benutzeroberfläche auf Kontoebene geprüft und verwaltet werden.

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