Neue Funktionen
Erste Schritte
- Kurzanleitung für Administrierende
- Kurzanleitung für Benutzende
- Video-Tutorial-Bibliothek
- Häufig gestellte Fragen
Verwaltung
- Übersicht über die Admin Console
-
Benutzendenverwaltung
- Benutzer hinzufügen
- Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
- Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
- Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
- Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
- Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
- Benutzeridentitätstypen und SSO
- Wechseln der Benutzeridentität
- Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
- Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
- Produktprofile
- Anmeldung
-
Konto-/Gruppeneinstellungen
- Einstellungsübersicht
-
Globale Einstellungen
- Neues Empfangserlebnis
- Workflows zum Selbstsignieren
- Massenversand
- Webformulare
- Power Automate-Workflows
- Bibliotheksdokumente
- Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
- Einfügen eines Links in eine E-Mail
- Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
- An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
- Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
- Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
- Einzelne Dokumente herunterladen
- Signiertes Dokument hochladen
- Festlegen einer Standardzeitzone
- Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
- Berechtigungen für Gruppenadministrierende
- Empfangende ersetzen
- Audit-Bericht
- Transaktionsfußzeile
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- Kontoeinrichtung
-
Signaturvorgaben
- Korrekt formatierte Signaturen
- Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
- Empfangende durch Formularfelder leiten
- Vereinbarungs-Workflow neu starten
- Signieren ablehnen
- Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
- Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
- IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
- Digitale Signaturen
- Elektronische Siegel
- Digital Identity
-
Berichteinstellungen
- Sicherheitseinstellungen
-
Sendeeinstellungen
- Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
- Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
- Zulässige Empfangsrollen
- E-Witnesses zulassen
- Gruppen empfangender Personen
- CC-Parteien
- Vereinbarungszugriff der Empfangenden
- Feldreduzierung
- Vereinbarungen bearbeiten
- Private Nachrichten
- Erlaubte Signaturarten
- Erinnerungen
- Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
- Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
- Inhaltsschutz
- Signierreihenfolge
- Liquid Mode
- Bio-Pharma-Einstellungen
- Beglaubigungs-Einstellungen
- Zahlungsintegration
- SAML-Einstellungen
- Datennutzungsrechte
- Zeitstempel-Einstellungen
- Externes Archiv
- Kontosprachen
- E-Mail-Einstellungen
- Migration von echosign.com zu adobesign.com
- Konfigurieren von Optionen für Empfangende
- Anfordern deiner Domäne
- Links „Missbrauch melden“
Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen
-
Empfangsoptionen
- Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
-
Optionen auf der E-Signatur-Seite
- Überblick über die E-Signatur-Seite
- Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
- Signieren einer Vereinbarung ablehnen
- Delegieren der Signaturberechtigung
- Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
- Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
- Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
- Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
- Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur
- Navigation der Formularfelder
- Löschen der Daten aus den Formularfeldern
- Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
- Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
- Rechtliche Hinweise lesen
- Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
- Vereinbarungen senden
-
Erstellen von Feldern in Dokumenten
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Automatische Felderkennung
- Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
- Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
- Die Rolle „Vorausfüllen“
- Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
- Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
- Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
- Erstellen von Formularen mit Text-Tags
- Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
- Felder
- Authoring-FAQ
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Signieren von Vereinbarungen
-
Vereinbarungen verwalten
- Übersicht über die Seite „Verwalten“
- Delegieren von Vereinbarungen
- Ersetzen von Empfangenden
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Abbrechen einer Vereinbarung
- Erstellen von neuen Erinnerungen
- Überprüfen von Erinnerungen
- Stornieren von Erinnerungen
- Zugriff auf Power Automate-Flows
-
Weitere Aktionen...
- Funktionsweise der Suche
- Anzeigen einer Vereinbarung
- Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
- Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
- Hochladen einer signierten Vereinbarung
- Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
- Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
- Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
- Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
- Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
- Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
- Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
- Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
- Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
- Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
- Audit-Bericht
- Berichte und Datenexporte
Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows
-
Webformulare
- Erstellen eines Webformulars
- Bearbeiten eines Webformulars
- Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
- Ein-/Ausblenden eines Webformulars
- Abrufen der URL oder des Skriptcodes
- Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
- Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
- Ändern der Größe eines Webformulars
-
Wiederverwendbare Vorlagen
- US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
- Erstellen einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
- Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
- Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
- Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
- Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
-
Power Automate-Workflows
- Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
- Aktivieren der Power Automate-Integration
- Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
- Verfolgen der Nutzung von Power Automate
- Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
- Auslöser für Flows
- Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
- Verwalten von Flows
- Bearbeiten von Flows
- Freigeben von Flows
- Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
- Löschen von Flows
-
Nützliche Vorlagen
- Nur Administration
- Archivierung von Vereinbarungen
- Archivierung von Webformularvereinbarungen
- Extraktion von Vereinbarungsdaten
- Vereinbarungsbenachrichtigungen
- Vereinbarungsgenerierung
- Selbstdefinierte Sende-Workflows
- Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
Integration in andere Produkte
- Acrobat Sign für Salesforce
- Acrobat Sign für Microsoft
- Weitere Integrationen
- Von Partnern verwaltete Integrationen
- Erstellen eines Integrationsschlüssels
Acrobat Sign-Entwickler
- REST-APIs
- Webhooks
Support und Fehlerbehebung
Adobe Acrobat Sign-Dokumente über eOriginal-Archivierungsdienste archivieren
Dokumente digital verwalten und schützen
Adobe Acrobat Sign ist eine Partnerschaft mit eOriginal eingegangen, um Unternehmen durch die Archivierung von wichtigen signierten Dokumenten in einem sicheren digitalen Archiv bei der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen zu unterstützten. Sobald ein Dokument signiert wurde, kann eOriginal es sicher mit der höchsten Sicherheitsstufe und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen in einer vollständig digitalen Umgebung archivieren. Unternehmen können wählen, ob sie alle Dokumente in einem bestimmten Konto, alle Dokumente, die durch eine bestimmte Gruppe (oder Untergruppe von Benutzenden) initiiert wurden oder einzelne Dokumente archivieren möchten.
Wenn ein Dokument erstellt wird, wird das in Acrobat Sign hochgeladene Originaldokument als maßgebliche Kopie des Vertrags betrachtet. Die maßgebliche Kopie bleibt während des gesamten Unterzeichnungszyklus auf den Adobe-Servern. Sobald der Unterzeichnungszyklus abgeschlossen ist, wird die maßgebliche Kopie im eOriginal-Archiv archiviert und das Dokument wird zur Urkunde. Eine PDF-Kopie des Dokuments bleibt bei Acrobat Sign, erhält aber das Wasserzeichen „Kopie des Originals“, womit darauf hingewiesen wird, dass das von eOriginal archivierte Dokument die einzige authentische Version ist:
So funktioniert die Archivierung
Nach Abschluss des Signaturzyklus löst jede Transaktion, für die die Archivierung aktiviert ist, den eOriginal-Archivierungsdienst aus, der die Übertragung der maßgeblichen Kopie initiiert. Es handelt sich hier um einen asynchronen Frage-und-Antwort-Vorgang, innerhalb dessen der Archivierungsdienst Informationen von Acrobat Sign anfordert, nachdem er eine Benachrichtigung erhielt. Daraufhin stellt Acrobat Sign den angeforderten Inhalt bereit.
Diese sequenziellen Anforderungen finden nahezu in Echtzeit statt, um zu gewährleisten, dass die maßgebliche Kopie beim Abschluss des Signaturvorgangs durch den Archivierungsdienst gespeichert wurde.
Nachdem die endgültige Signatur angewendet wurde, werden die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt:
- Der Auditbericht wird mit dem Ereignis „Dokument für Archivierung bereit“ aktualisiert.
- Da der Auditbericht abgeschlossen sein muss, wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht, und der Archivierungsvorgang erst nach Abschluss des Signaturprozesses stattfindet, ist es unmöglich, den Auditbericht zu aktualisieren, um einen abgeschlossenen Archivierungsvorgang anzuzeigen. Der Verlauf der Transaktionsereignisse (auf Acrobat Sign-Servern gespeichert) zeigt den Abschluss des Archivierungsvorgangs an.
- Da der Auditbericht abgeschlossen sein muss, wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht, und der Archivierungsvorgang erst nach Abschluss des Signaturprozesses stattfindet, ist es unmöglich, den Auditbericht zu aktualisieren, um einen abgeschlossenen Archivierungsvorgang anzuzeigen. Der Verlauf der Transaktionsereignisse (auf Acrobat Sign-Servern gespeichert) zeigt den Abschluss des Archivierungsvorgangs an.
- Das Dokument und alle zugehörigen Bilder sind mit einem Wasserzeichen versehen.
- Eine Kopie des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen wird für den späteren Upload an den eVaulting-Anbieter aufbewahrt.
- Zu diesem Zeitpunkt kann nur der eVaulting-Anbieter die Version ohne Wasserzeichen mit einem verifizierten Zugriffstoken abrufen.
- Eine Kopie des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen wird für den späteren Upload an den eVaulting-Anbieter aufbewahrt.
- Der Archivierungsdienst wird per Ping an den Archivierungs-Rückruf benachrichtigt, dass das Dokument für die Archivierung bereit ist.
- Acrobat Sign sendet eine eindeutige, als „Document Capability Key“ bezeichnete Kennung an den Archivierungsdienst.
- Acrobat Sign sendet eine eindeutige, als „Document Capability Key“ bezeichnete Kennung an den Archivierungsdienst.
- Der Archivierungsdienst fordert beim Prüfprotokoll des Dokuments ein Profil für das Dokument an.
- Acrobat Sign stellt das Prüfprotokoll bereit.
- Das Prüfprotokoll enthält einen vollständigen Datensatz über alle Vorgänge während des Signaturvorgangs einschließlich der Identität des Unterzeichners, Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses, der IP-Adresse und der Standortinformationen (falls verfügbar).
- Das Prüfprotokoll enthält einen vollständigen Datensatz über alle Vorgänge während des Signaturvorgangs einschließlich der Identität des Unterzeichners, Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses, der IP-Adresse und der Standortinformationen (falls verfügbar).
- Der Archivierungsdienst fordert das Dokument ohne Wasserzeichen an.
- Acrobat Sign stellt dem Archivierungsdienst das Dokument ohne Wasserzeichen zur Verfügung.
- Der Archivierungsdienst bestätigt den Eingang des Dokuments und Acrobat Sign darüber, dass der Archivierungsvorgang abgeschlossen ist.
- Die Kopie des endgültigen Vertrags ohne Wasserzeichen wird aus dem Acrobat Sign-System gelöscht.
Der Archivierungsdienst befasst sich nur mit der endgültigen (verbindlichen) Kopie des Dokuments und den zugehörigen Bildern.
Die Zwischenversionen des Dokuments (vor der endgültigen Signatur) sind nicht Teil des Archivierungsvorgangs.
Diese inoffiziellen Versionen verbleiben in einem nicht mit Wasserzeichen versehenen Status auf den Acrobat Sign-Servern, es sei denn, sie werden durch einen anderen Prozess (z. B. eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine DSGVO-Aktion) gelöscht.
Zu diesem Zeitpunkt speichert Acrobat Sign nur eine Kopie des endgültigen Dokuments mit Wasserzeichen. Miniaturbilder (wie in Acrobat Sign angezeigt) sind ebenfalls mit einem Wasserzeichen versehen, um sicherzustellen, dass sich nur eine Version ohne Wasserzeichen im Besitz des Archivierungsdienstes befindet.
Sobald das Dokument archiviert wurde, bewahrt Adobe keine Kopien des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen mehr auf.
So konfigurieren Benutzende eine Vereinbarung, die archiviert werden soll
Die Option, eine zu archivierende Vereinbarung zu konfigurieren, ist erst dann für Benutzende sichtbar, wenn die Konfiguration des Dienstes innerhalb des Kontos abgeschlossen ist.
Benutzende können steuern, ob eine Vereinbarung archiviert werden soll, indem sie in der Konfigurationsoberfläche für die Vereinbarung im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen (in der klassischen Oberfläche Optionen genannt) die Option Diese Vereinbarung archivieren aktivieren bzw. deaktivieren.
Der Standardwert für die Option Diese Vereinbarung archivieren wird in der Konfiguration des Dienstes definiert. Das Acrobat Sign-Supportteam kann bei Bedarf helfen, den Wert zu ändern.