Les règles de conservation permettent aux administrateurs de contrôler la durée de stockage des accords et des données associées dans Adobe Acrobat Sign après qu’ils atteignent un état terminal. Cela aide les organisations à automatiser le nettoyage des données et à aligner le cycle de vie des documents avec les politiques de conformité internes.

Avant de commencer

Vous devez être administrateur au niveau du compte ou du groupe pour configurer les règles de conservation.

Configuration

Disponibilité

Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge.
Acrobat Sign Solutions : pris en charge.
Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge.

Portée de la configuration

Les règles de rétention peuvent être configurées au niveau des comptes et des groupes.

Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.

Comportement par défaut : si aucune règle de conservation n’est configurée, les accords sont conservés jusqu’à ce qu’ils soient supprimés manuellement ou supprimés par d’autres processus.
Impact sur les accords en cours : les règles de rétention sont appliquées lorsqu’un accord est enregistré à l’état final. Les accords déjà en cours ne sont pas affectés jusqu’à ce qu’ils atteignent un état terminal.

Pour accéder à ce paramètre

Niveau de compte :

Accédez à Paramètres de compte > Gouvernance des données.

Niveau de groupe :

Accédez à Administrateur > Groupes.
Sélectionnez un groupe.
Sélectionnez Paramètres du groupe > Gouvernance des données.

Le menu Administrateur affichant l’onglet Gouvernance des données

Création d’une règle de rétention

Accédez à Gouvernance des données dans le menu Admin.
Sélectionnez l’icône Plus (+).
Saisissez le nombre de jours pour conserver le contrat après qu’il a atteint un état terminal.
- Minimum : 1 jour.
- Maximum : 5 475 jours (15 ans).
(Facultatif) Configurez la conservation des rapports d’audit et des informations personnelles.
- Les données d’audit et les données personnelles doivent être conservées au moins aussi longtemps que l’accord.
Remarque :

Si la conservation des données d’audit ou d’informations personnelles n’est pas configurée, ces données sont conservées jusqu’à leur suppression par d’autres processus, tels que la suppression conforme au RGPD.
Sélectionnez Enregistrer.

Lorsqu’une nouvelle règle est créée, elle devient la règle active. Les règles précédemment actives restent dans la liste avec une date de fin et continuent de régir les accords qui leur étaient déjà attribués.

Alerte :

Les accords sont définitivement supprimés lorsque la période de conservation expire et ne peuvent pas être récupérés.

Configuration des remplacements au niveau du groupe

Les règles au niveau du groupe remplacent les règles au niveau du compte pour les utilisateurs du groupe. Si aucune règle au niveau du groupe n’est définie, la règle au niveau du compte est appliquée.

Créez une règle en suivant les mêmes étapes que la configuration au niveau du compte.
(Facultatif) Activez Conserver tous les contrats pour ce groupe pour empêcher la suppression automatique.
- Utilisez cette option pour contourner le paramètre au niveau du compte lorsque les contrats du groupe doivent être conservés.

Si un utilisateur passe d’un groupe à l’autre, la règle de rétention appliquée est basée sur le groupe auquel l’utilisateur appartient lorsque l’accord est enregistré à un état final.

Le menu Administrateur affichant l’onglet Gouvernance des données au niveau du groupe

Fonctionnement du paramètre

Lorsqu’un accord atteint un état final :

La règle de conservation active est appliquée et associée au contrat.
- La règle de rétention appliquée est associée à l’accord pour garantir que la règle appropriée est appliquée lors de la suppression.
Le système calcule la date de suppression en fonction de la période de conservation définie.
Le contrat est supprimé à l’expiration de la période de conservation, à condition que la règle reste activée.

Le traitement de l’état terminal peut être retardé jusqu’à 12 heures pendant les périodes de pointe, ce qui peut retarder le début de la période de conservation.

Pour comprendre comment la synchronisation affecte la conservation, consultez la page de vue d’ensemble de la gouvernance des données.

Bonnes pratiques

Définissez les règles de conservation avant d’envoyer les contrats pour garantir une application cohérente de la politique.
Utilisez les règles au niveau du groupe pour prendre en charge différentes exigences de conservation entre les équipes.
Révisez périodiquement les règles pour confirmer qu’elles correspondent aux exigences de conformité actuelles.

Ce qu’il faut savoir

Les règles de rétention sont appliquées lorsqu’un accord est enregistré à un état final.
Une seule règle de rétention est active à la fois pour les accords nouvellement finaux. Lorsqu’une règle est créée, elle devient la règle active et s’applique à tous les accords qui seront enregistrés à l’état final à l’avenir. Les règles précédemment actives continuent de s’appliquer aux accords qui leur étaient déjà attribués et n’ont pas besoin d’être désactivées.
La règle appliquée est basée sur le groupe auquel appartient l’utilisateur expéditeur au moment où l’accord atteint son état final.
Le traitement de l’état terminal peut être retardé jusqu’à 12 heures pendant les périodes de pointe, ce qui retarde le début des politiques de conservation.
Si aucune règle n’est définie, les contrats sont conservés indéfiniment.
Désactiver une règle empêche la suppression de tous les contrats qui ont adopté cette règle et qui n’ont pas encore été supprimés.

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Configurer les règles de rétention dans Adobe Acrobat Sign

Définissez la durée de conservation des accords et des données associées avant leur suppression automatique.