Klasik Gönder sayfası ortamı

Alıcıları ve alıcıların belge ile etkileşime girme sırasını belirleyin.

• Birden fazla imzalayanı olan sözleşmeleri yapılandırma süreci, tek bir imzalayanı olan sözleşmelerle aynıdır. Tek farkı birden fazla alıcının olmasıdır. Her alıcıyı ekleyin ve gereken şekilde yapılandırın.
• Aynı e-postanın sözleşmeye birden çok kez eklenmesine (ör. sürecin farklı aşamalarında başka birinin eylemleri varsa) izin verilir.
  

Alıcılar bölümünde en üstteki düğme ile temel imza sırasını seçmeniz istenir:

• Sırayla Tamamla seçilir (yukarıda gösterildiği gibi), bir imzalama adımından diğerine sıralı bir imzalama süreci izlenir ve alıcılar tam katılım sırasını belirtecek şekilde numaralandırılır
  • Hibrit imza akışları sıralı (Sırayla Tamamla) iş akışı olarak başlar
• Herhangi Bir Sırayla Tamamla seçeneği etkinleştirildiğinde, paralel imzalama süreci uygulanabilir ve belirli bir katılım sırasının olmadığını göstermek için alıcılar numaralandırılmaz.

İmza sırası düğmesinin sağında iki bağlantı görüntülenir:

• Beni Ekle: Kendinizi bir sonraki alıcı olarak dahil etmek için bu bağlantıyı tıklatın
• Alıcı Grubu Ekle: Alıcılardan birinin tüm grup adına katılımda bulunması gereken bir grup oluşturmak için bu bağlantıyı tıklatın. Örneğin, İK ekibi için İK'dan yalnızca bir kişinin imzalaması gereken bir grup oluşturabilirsiniz.
• Elektronik Mühür Ekle: İsteğe bağlı bir yapılandırmadır. Yöneticiniz, kullanıcınızı sözleşme sürecinize elektronik mühürler ekleyecek şekilde yapılandırmışsa kullanılabilir.

Her alıcı beş öğe ile oluşturulur:

A. Katılım Sırası: Sırayla Tamamla seçildiğinde katılım sırası, her bir alıcının sözleşmeyle ne zaman etkileşime gireceğini açık bir şekilde gösterir.

B. Rol: Alıcının en iyi şekilde nasıl tanımlanacağını belirtir.

C. E-posta adresi: Bu, alıcının tanımlayıcı e-posta adresidir ve imza isteme de dahil olmak üzere alıcıyla tüm e-posta iletişimleri için kullanılır.

D. Kimlik Doğrulama Yöntemleri: Alıcı kimliğinin nasıl doğrulanacağını belirtir. Kimlik doğrulama kullanmak ister misiniz?

E. Teslimat yöntemi: Alıcınızın sözleşmelere yönlendirilen bağlantıları nasıl almasını istiyorsunuz (Lütfen İmzalayın, Hatırlatıcı ve Tamamlanan Sözleşme bağlantıları)? E-posta ve alıcının telefon numarasına gönderilen SMS şeklinde seçenekler bulunur.

F. Noter Onayı Gerektirir (isteğe bağlı): İmzalarınızın noter tarafından onaylanmasını istiyor musunuz? Bu seçenek yalnızca yöneticiniz entegrasyonu yapılandırırsa kullanılabilir.

E. Özel Mesaj (isteğe bağlı): Gönderen, her alıcıya sözleşmeyi görüntülediğinde görebileceği kişisel talimatlar verebilir.

Alıcı listesinin altında bulunan CC'yi Göster bağlantısı, imzalama/onaylama yetkisi vermeden sözleşmeyi görmesini istediğiniz tüm e-posta adreslerini girmenizi (CC) sağlar.

"Hibrit" iş akışı, bir veya daha fazla imza adımında, belgeye aynı anda erişim sağlayan iki veya daha fazla alıcının olduğu, bir sıralı katılım düzenidir. Sıralı süreçte bir sonraki adıma geçilebilmesi için "paralel" adımındaki tüm imzalayanların/onaylayanların kendi görevlerini tamamlamış olması gerekir.

Alıcı Grupları, bir grup içindeki belirli bir kişiden değil, bir ekip veya organizasyondan onay almanız gereken durumlarda kullanışlıdır. Gruptaki her kullanıcı, tüm grup adına imzalama veya onaylama yetkisine sahiptir.

Mesaj bölümü, başarınızı büyük ölçüde artırabilecek iki alandan oluşur.

Sözleşme Adı alanı, sözleşmeyi tanımlayan her türlü dizeyi girmenizi sağlar.  Bu dize, alıcı e-postalarının Konu satırına yerleştirilir (aşağıda sarı renkle vurgulanmıştır) ve Yönet sayfasında ad değeri olarak yer alır. Benzersiz ve anlamlı bir sözleşme adı kullanmak, alıcıların e-postanızı hemen tanımasına olanak verir ve gerektiğinde sözleşmeyi kolaylıkla aramanızı sağlar.

Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır (aşağıda yeşil renkle vurgulanmıştır). Bu mesaj, tüm alıcılara gönderilen Lütfen İmzalayın başlıklı e posta'da görüntülenir (yalnızca yapılandırıldığı alıcı için görüntülenen Özel Mesajın aksine).

Mesaj Şablonları

İşletme düzeyindeki müşteriler, Yöneticiniz tarafından yapılandırılan Mesaj Şablonlarına erişebilir. Mesaj şablonları, Seçenekler bölümlerindeki Alıcı Dili özelliğine doğrudan bağlıdır. Böylece, dil açılır menüsünden "İspanyolca" seçeneğini belirlediğinizde İspanyolca şablonlarınızın tümü kullanılabilir hale gelir.  

Seçenekler bölümü, sözleşme gönderildikten sonra bunu daha iyi denetlemenizi sağlar:

• Parola Koruması: Alıcıların imzalanmış PDF dosyasını açabilmeleri ve görüntüleyebilmeleri için parola gerektirir.  Bu parola, gönderen tarafından tanımlanır ve harici olarak iletilebilir. Acrobat Sign bu parolayı kaydetmediği için parolayı unutmamanız gerekir!
• Son Tamamlanma Tarihi - Sözleşme süresinin kaç gün sonra dolacağını ve anlaşmanın kaç gün sonra artık tamamlanamayacağını belirleyin.
• Hatırlatıcı Ayarla: Sözleşme tamamlanana kadar hatırlatıcıların gönderim sıklığını (günlük veya haftalık) ayarlayın. Yalnızca geçerli alıcılara bildirim gönderilir.
• Alıcı Dili: Alıcılara gönderilen e-postalarda ve imzalama deneyimi sırasında kullanılacak dili seçmenizi sağlar.
  • Bu ayar aynı zamanda hesabınız Mesaj Şablonlarını kullanabileceğiniz şekilde yapılandırılmışsa görülebilir Mesaj Şablonlarını da tanımlar.

Dosya bölümü işleme dosya eklediğiniz bölümdür.

Acrobat Sign imza süreci için tüm belgeleri kapsayan tek bir PDF sözleşmesi hazırlar ve bu PDF'yi belgelerin listelendikleri sıraya göre oluşturur. Belgeler, tek tek tıklatılıp yeni bir liste konumuna sürüklenerek yeniden sıralanabilir.

Dosyaları Acrobat Sign kitaplığı, Google Dokümanlar, Box.net, Dropbox ve OneDrive'dan ekleyebilir, yerel sisteminizden dosya arama kullanılarak yükleyebilir veya dosyaları Dosyalar kutusuna sürükleyip bırakabilirsiniz.

İzin verilen dosya türleri şunlardır: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

İmza Alanlarını Önizle ve Ekle

Dosyalar listesinin hemen altında İmza Alanlarını Önizle ve Ekle onay kutusu bulunur.  Bu seçenek, yüklediğiniz belgeleri açmanızı ve form alanlarını gereken şekilde yerleştirmenizi sağlar.

En azından imza alanlarını yerleştirmeniz gerekir; ancak isterseniz karmaşık formlar oluşturmak için kullanabileceğiniz başka birçok alan vardır.

Belgeyi yalnızca bir alıcıya göndermek, en sık kullanılan sözleşme iş akışlarından biridir ve temel süreci öğrenmek için mükemmel bir yoldur. Tek ihtiyacınız olan:

• Alıcının e-posta adresi
  • Bu e-posta, oturum açtığınız e-postadan farklı olmalıdır (kendinize gönderemezsiniz)
• İmzalanmasını istediğiniz belge veya dosya

Birden Çok Alıcıya Gönderme

Birden çok alıcıya sözleşme göndermek için aynı adımlar kullanılsa da iki önemli fark vardır:

• Her alıcıyı, imzalamasını istediğiniz sırayla Alıcılar bölümündeki kendi satırlarına eklemeniz gerekir.
• Alanları yerleştirirken, alanı çift tıklatarak ve Alıcı değerini ayarlayarak o alana hangi alıcının erişebileceğini beyan etmeniz gerekir.