Adobe Acrobat Sign för självsignering: användarhandbok

Sök

Senast uppdaterad den 7 sep. 2023 | Gäller även Adobe Acrobat Sign

Översikt

Funktionen "Självsignering" i Adobe Acrobat Sign för Salesforce gör att användare på community-portalen kan signera självbetjäningsavtal. Du kan lägga till Självsignering till valfri Salesforce Experience Cloud-portal, som kund, partner, anställd och mer för att hjälpa användare att initiera och underteckna sina avtal direkt från portalen.

Funktionen ”Självsignering” är tillgänglig för åtkomst från följande portaler i några olika utgåvor av Salesforce community cloud:

B2C-portal: inloggning för communityanvändare och inloggning för communityanvändare med plus licenser används av kunder
B2B-portal: inloggning för partnercommunityanvändare

Om du vill att användare ska kunna ta emot och signera avtal på communityportalen måste du utföra följande steg:

Verifiera förutsättningar
Aktivera Chatter (endast för användare av Commercial Cloud)
Aktivera två betrodda CSP-webbplatser
Aktivera behörighetsuppsättningen för ”Adobe Acrobat Sign Community-användare” för alla
Skapa en användare av communityportalen
Skapa ett konto och en kontakt för community
Aktivera Digitala upplevelser
Konfigurera SFDC-communitysidan
Aktivera inställningen ”Tillåt sändning som andra användare”
Bevilja åtkomst till Salesforce-integrationsdata
Bevilja åtkomst till avtalsmallar och relaterade objekt
Använda communityportalen för att skicka och signera avtal

Verifiera förutsättningar

Gå till fliken Adobe Acrobat Sign-administratör välj alternativet Generera exempel på avtalsmallar om det inte redan är markerat. När du är klar, välj Spara.

Obs! Helst måste du välja alternativet Generera exempelavtalsmallar när du länkar ditt Acrobat Sign-konto till Salesforce.

Om mallarna inte genereras under installationen eller om du uppgraderar från en äldre version till paketet V 19 måste du skapa mallarna med hjälp av stegen nedan:
1. Gå till fliken Adobe Acrobat Sign-administration.
2. I listan Resurser i den högra panelen väljer du Generera en exempelavtalsmall för självsignering.
  Det öppnar en mall för ett ”Testa communityavtal” i fliken Avtalsmallar.
3. Under Avancerade alternativ av mallen ”Testa communityavtal” ska du kontrollera att avtalstypen är sekretessavtal.

Generera mall för självsignering i Acrobat Sign för Salesforce.

Aktivera Chatter (endast för användare av Commercial Cloud med v 18 till 22)

Om du är på Commercial Cloud och använder Acrobat Sign för Salesforce V22 eller äldre måste du aktivera Chatter i SFDC-organisationen.

Så här aktiverar du chatter:

På sidan Inställningar söker du efter Chatter i sökfältet högst upp. Från sökresultaten väljer du sedan Inställningar för Chatter.
Välj Redigera.
Välj kryssrutan Aktivera.
Välj Spara.

Obs!

Acrobat Sign Government Cloud-användare behöver inte aktivera Chatter.

Aktivera två betrodda CSP-webbplatser

Du måste konfigurera två betrodda CSP-webbplatser (Content Security Policy) för att tillåta bas-URL:er för Adobe Acrobat Sign-kontot. Så här gör du:

Få ditt Acrobat Sign-kontos shardvärde enligt följande:
1. Logga in på ditt Adobe Acrobat Sign-konto.
2. Från URL:en kopierar du parametern strax före delen echosign.com (möjligen adobesign.com) (värdet shard ).
  URL:en https://caseyjones.na1.echosign.com har till exempel shardvärdet na1.
3. Stäng fliken.
Se hur du identifierar Adobe Acrobat Sign-kontomiljö.
Använd sökfältet på inställningssidan, sök efter Betrodda webbplatser och välj sedan Betrodda CSP-webbplatser från sökresultaten. På sidan som öppnas väljer du Ny betrodd webbplats.

Du kan alternativt gå till Konfiguration > Inställningar > Säkerhet > Betrodda CSP-webbplatser och sedan välja Ny betrodd webbplats.
På den nya sidan Platsdefinition som öppnas fyller du i de obligatoriska fälten på följande sätt:
1. Namn på betrodd plats – ange ett namn som AcrobatSign
2. URL till betrodd webbplats –
  För kommersiella molnanvändare: ange webbplatsens URL https://secure.<shard>.adobesign.com Till exempel https://secure.na1.adobesign.com Om ditt konto inte har uppdaterats till domänen adobesign.com kan du använda echosign.com istället.
  För Government Cloud-användare: ange webbplatsens URL https://secure.<shard>.adobesign.us
3. Välj kryssrutan Aktiv.
4. Sammanhang – välj Experience Builder-webbplatser för sammanhang.
5. Markera kryssrutan CSP-direktiv: Tillåt webbplats för frame-src.
6. Välj Spara.
Verifiera de två betrodda CSP-webbplatserna.

Aktivera behörighetsinställningen ”Adobe Acrobat Sign Community-användare” för alla

Du måste aktivera communityanvändarna med behörighetsuppsättningen Adobe Acrobat Sign Community-användare som gör att de kan använda portalen. Så här gör du:

Obs! Du kan skapa communityportalen utan att aktivera behörighetsuppsättningen Adobe Acrobat Sign Community-användare.

Gå till Konfigurera > Administration > Användare > Behörighetsuppsättningar.
Från listan över behörighetsuppsättningsetiketter väljer du Adobe Acrobat Sign Community-användare.
På sidan Behörighetsuppsättning som öppnas väljer du Hantera tilldelningar.
På sidan Tilldelade användare väljer du Lägg till tilldelning.
På sidan Tilldela användare markerar du alla användare som du vill tillämpa behörighetsuppsättningen på och väljer sedan Nästa.
På sidan ”Välj en förfallotid ...” som öppnas kan du välja ett förfallodatum för de tilldelade användarna om det behövs. När det är klart väljer du Tilldela.

Skapa en användare av communityportalen

Om du vill konfigurera dina användarprofiler så att de använder Adobe Acrobat Signs självbetjäningsportal måste du klona och redigera en av standardprofilerna. Så här gör du:

Gå till Konfiguration > Administration > Användare > Profiler.
För någon av standardkundprofilerna väljer du Klona.

Det finns fyra profiler för Kundcommunity och du kan använda dem för att klona och skapa en användarprofil. Anteckna typen av användarlicens för profilen som du klonar.
Ge din klonade profil ett intuitivt namn och välj sedan Spara.
På sidan med den klonade profilen som öppnas väljer du Redigera.
På sidan Anpassad redigering bläddrar du ned till Anpassade objektbehörigheter och aktiverar alla Adobe Acrobat Sign-objekt. Du kan markera kryssrutan Visa alla eller bara de behörigheter som krävs för extra säkerhet.

Ytterligare åtkomst till poster för anpassade objekt kan beviljas baserat på användarlicenser. Användare med licensen Kundcommunity kan till exempel få åtkomst via användarprofiler, medan användare med licensen Kundcommunity Plus kan få åtkomst via delningsregler.

Skapa ett konto och en kontakt för communityn

Du måste skapa ett konto och en kontakt för communityn.

En kontoägare måste associeras med en roll för att aktivera portalanvändare. Om du vill associera en roll med din Salesforce-användare går du till Konfiguration > Administration > Användare > Användare. I listan med användare väljer du Redigera för en användare och sedan på sidan som öppnas öppnar du rullgardinsmenyn Roll > Välj en roll > Välj Spara.

Starta appen Försäljning från appstartaren.
Öppna Listrutan Konto och markera +Nytt konto.
På sidan Nytt konto som öppnas, ange ett värde för Kontonamn och välj sedan Spara.

Kontonamnet ska identifiera kontot som ett Adobe Acrobat Sign-portalkonto. Kontonamnet är det enda värde som du behöver ange här.

I det övre högra hörnet på Lightning-sidan väljer du + för att öppna menyn Skapa och väljer sedan Ny kontakt.
I dialogrutan Ny kontakt som visas:
1. Ange ett beskrivande namn.
2. Ange en e-postadress till kontakten. Du bör helst lägga till e-postadressen till en administratör som hanterar communityportalens innehåll.
3. Associera Kontakten med kontot för Adobe Acrobat Sign community-portalen som du skapade i föregående steg.
4. Välj Spara.
Öppna den nya sidan Kontakt som du skapade.
I det övre högra hörnet på sidan, välj Inställningar (kugghjulsikon) > Redigera objekt.
Objektet Kontakt öppnas i Objektshanteraren.
Från den vänstra panelen på sidan Objektshanteraren välj, Sidlayouter.
För alternativet Kontaktlayout öppnar du listrutan och väljer sedan Redigera.
I avsnittet Kontaktlayouter, välj Mobile and Lightning-åtgärder från objektalternativen.
Dra knappen Aktivera kundanvändare till avsnittet Salesforce Mobile and Lightning Experience-åtgärder.
Dra knappen Logga in till upplevelse som användare till avsnittet Salesforce Mobile and Lightning Experience-åtgärder.
Välj Spara.
Gå tillbaka till community-kontaktsidan och öppna listrutan i det övre högra hörnet. I menyn väljer du Aktivera kundanvändare.

Sidan Ny användare öppnas med de importerade kontaktuppgifterna.
På sidan Ny användare som öppnas konfigurerar du användaren på följande sätt:
- Ställ in användarlicensen så att den matchar licensen för profilen du klonade tidigare.
- Ställ in Profilen till den klonade profilen.
- Välj Spara.
Sidan Konfigurera användare uppdateras och visar användarens information.
På den uppdaterade sidan håller du pekaren över Tilldelning av behörighetsuppsättningar och väljer Redigera tilldelningar.
På sidan Tilldelning av behörighetsuppsättningar för användaren som öppnas:
1. Från rutan Tillgängliga behörighetsuppsättningar väljer du Adobe Acrobat Sign Community-användare.
2. Välj Lägg till.
  Den valda behörighetsuppsättningen visas i rutan Aktiverade behörighetsuppsättningar.
3. Välj Spara.

Aktivera Digitala upplevelser

Så här gör du för att aktivera Digitala upplevelser:

Gå till: Konfiguration > Plattformsverktyg > Funktionsinställningar > Digitala upplevelser > Inställningar.
Välj kryssrutan Aktivera plattformen .
Välj kryssrutan Aktivera Experience Workspaces om den inte redan är aktiverad.
Välj Spara.

Aktivera Digitala upplevelser i Acrobat Sign för Salesforce.

Konfigurera SFDC-communitysidan

Om du vill konfigurera sidan med SFDC-communityportal måste du utföra följande steg:

Gå till Konfiguration > Plattformsverktyg > Funktionsinställningar > Digitala upplevelser > Alla webbplatser.
Välj Nytt.
På sidan som öppnas väljer du upplevelsen Kundtjänst.

Upplevelsen Kundtjänst krävs för självbetjäningskomponenterna.
På sidan Kundtjänst som öppnas väljer du Kom igång.
I dialogrutan som visas:
1. Ange ett namn för webbplatsen.
2. Om du vill kan du lägga till ett platsspecifikt namn i URL:n, vilket är användbart om du har flera webbplatser
3. Välj Skapa.
Ett härligt bildspel visas medan communityn skapas. När du är klar visas communitysidan där namnet på communityn visas högst upp i fönstret (gulmarkerat) och den webbplatsspecifika strängen i URL:en visas i adressfältet.

Gå till Konfiguration > Plattformsverktyg > Funktionsinställningar > Digitala upplevelser > Alla webbplatser.
För din communitylista väljer du Arbetsytor.
På sidan Mina arbetsytor som öppnas väljer du Administration.

Detta öppnar sidan Administration för din community.
Med Inställningar markerad i den vänstra panelen, väljer du Aktivera.
I den vänstra panelen väljer du Medlemmar och konfigurerar fälten på följande sätt:
- Öppna rullgardinsmenyn Sök och välj Alla.
- Från listan över Tillgängliga profiler väljer du den anpassade profil som du skapade.
- Välj Lägg till för att flytta profilen till listan Valda profiler.
- Från listan över Tillgängliga behörighetsgrupper väljer du Adobe Acrobat Sign-communityanvändare och flyttar den till listan Valda behörighetsgrupper.
- Välj Spara.
I den vänstra panelen väljer du Preferenser och markerar sedan kryssrutan för Se andra medlemmar på den här webbplatsen.

Gå till Konfiguration > Plattformsverktyg > Funktionsinställningar > Digitala upplevelser > Alla webbplatser.
För din communitylista väljer du Builder.
På sidan Builder som öppnas:
1. Välj kugghjulsikonen längst upp till höger på sidan för att öppna sidan Inställningar.
2. Markera kryssrutan Gästanvändare kan se och interagera med webbplatsen utan att logga in.
3. Stäng inställningsfönstret.
Välj ikonen Publicera längst upp till höger på sidan. I dialogrutan som visas väljer du sedan Publicera igen för att bekräfta.

Det visas ett meddelande om att webbplatsuppdateringarna publiceras. Du får en bekräftelse via e-post när ändringarna har publicerats.

Gå till Konfiguration > Plattformsverktyg > Funktionsinställningar > Digitala upplevelser > Alla webbplatser.
För din communitylista väljer du Arbetsytor.
Under avsnittet Mina arbetsytor väljer du Builder.
I den vänstra panelen väljer du ikonen Komponenter och sedan:
1. Skrolla ned till slutet av menyn.
2. Dra alternativet Adobe-självbetjäningssignering och släpp det i sidlayouten.
  Du kan släppa komponenten där du vill att Acrobat Sign-avtalen ska visas.
Sidan uppdateras för att visa den nya komponenten i sidlayouten och komponentens hanteringspanel visas överst till höger.
Du kan kontrollera portalinställningarna via hanteringspanelen i fönstrets övre högra hörn. Inställningarna tillämpas på alla avtal som visas i komponenten.

Obs! Inga inställningar är obligatoriska, de bör bara användas när du vill att inställningen ska användas globalt.

Hanteringspanelen har följande kontroller:
- Avtalsmall – mallen som styr avtalen som finns i portalen.
- Avtalets omfattning – den här inställningen anger vilken nivå av signering som krävs. Den har följande två inställningsalternativ:
  
  Användare – Inställningen Användare gör avtalet tillgängligt för alla användare på kontot och alla måste skriva på det.
  
  Konto – InställningenKonto gör avtalet tillgängligt för alla användare på kontot, men kräver att endast en användare signerar den. Avtalet är inte längre tillgängligt för andra kontoanvändare när det har undertecknats.
- Tidsgräns för signering – ett statiskt datumfält som begränsar hur länge avtalet kan undertecknas. När tidsgränsen gått ut tas knappen Signera bredvid avtalet bort, vilket förhindrar användarna från att slutföra avtalet.
- Förnyelsedagar – ett fritt formulärvärde som anger när avtalet är tillgängligt igen efter att ha undertecknats. Om du har ett avtal som måste signeras var 90:e dag, kan du automatiskt publicera avtalet 90 dagar efter det att det föregående avtalet undertecknades.
- Sidhuvudsrubrik – den översta rubriken i självbetjäningskomponenten, precis till höger om Adobe Acrobat Sign-loggan på bilden ovan.
- Dölj sidhuvudlogotyp – döljer logotypen för Adobe Acrobat Sign till vänster om sidhuvudsrubriken. Logotypen döljs om du markerar kryssrutan
Se vyn communityanvändare för att se exempel på ovanstående inställningar.
Om du vill göra portaluppdateringarna tillgängliga väljer du Publicera.

Varje gång du ändrar portalinställningarna eller gör någon uppdatering måste du publicera om portalen.

Aktivera inställningen Tillåt sändning som andra användare

Du kan aktivera inställningen "Tillåt Skicka på uppdrag av andra" för användare som inte har Adobe Acrobat Sign-licenser. Den här inställningen gör att en communityanvändare kan skapa ett avtal med en annan användares licens.

Om du vill ställa in detta måste du slutföra följande konfigurationssteg:

Gå till Konfiguration > Plattformsverktyg > Anpassad kod > Anpassade inställningar.
På sidan Anpassade inställningar som öppnas väljer du Inställningar för Adobe Sign.
Välj Hantera.
Välj Ny eller Redigera (om du har konfigurerat inställningarna tidigare).
På sidan Inställningar för Adobe Sign som öppnas väljer du kryssrutan Tillåt Skicka på uppdrag av andra och väljer sedan Spara.

Gå till Konfiguration > Plattformsverktyg > Objekt och fält > Objekthanterare.
Välj Användare.
I den vänstra panelen väljer du Användarsidlayouter > Användarlayout.
Med Fält markerat väljer du Tillåt sändning som andra användare och drar alternativet till avsnittet "Ytterligare information (rubrik endast synlig vid redigering)" i layouten.
Välj Spara.

Varje avtalsmall kan ha en (och endast en) användare som skickar avtal på uppdrag av andra. Den valda användaren måste kunna skicka avtal via Adobe Acrobat Sign, men inga andra begränsningar finns på plats.

Du måste konfigurera avtalsmallen med ett Salesforce-ID för en communityanvändare med en Adobe Acrobat Sign-licens. Så här gör du:

Gå till Konfiguration > Administration > Användare > Användare.
Välj länken Fullständigt namn till användaren.

Detta öppnar sidan Konfigurera användare, där användar-ID:t finns i sidans URL (grönmarkerat).

Ovanstående URL lyder (med ID i fetstil): https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1
Kopiera och spara användar-ID.

Se till att du inte inkluderar %2F.
För att tillämpa ett användar-ID för mallen går du till Appstartaren > Adobe Acrobat Sign > Avtalsmallar och väljer Namn på avtalsmall som du vill redigera.
Välj fliken Mottagare och sedan i fältet Skicka på uppdrag av klistrar du in användar-ID:et för Salesforce i fältet och väljer Spara.

Du behöver ange communityanvändarens e-postinställning för att profilen ska vara offentlig. Så här gör du:

Öppna sidan Kontakt för användaren som du skickar på uppdrag av.
Välj Logga in på upplevelsen som användare.
På portalsidan som öppnas:
1. I det övre högra hörnet på communitysidan väljer du användarikonen för att öppna rullgardinsmenyn.
2. I menyn väljer du Mina inställningar.
På sidan Mina inställningar, i avsnittet Profilsynlighet, ställer du in värdet för E-postadressen som Offentlig och väljer
Spara.

Obs!

Om du använder en mall där inställningen ”Skicka på uppdrag av ...” är aktiverad för en intern användare måste du ställa in inställningen UserPreferencesShowEmailToExternalUsers till sann.

Bevilja åtkomst till Salesforce-integrationsdata

Vårt pakets anpassade objekt ställs som standard inledningsvis in som ”privat” för externa användare. Behörighetsuppsättningar för communityanvändare ger åtkomst till anpassade objekt och deras fält, men inte till poster som har skapats av andra användare (både interna och externa).

I communityportaler har administratörer följande två alternativ för att konfigurera eSign-flöden:

Använd våra färdiga komponenter (självsignering och enkel signering).
Skapa egna flöden genom att använda våra Apex API:er.

I båda fallen använder administratörer ofta avtalsmallar för att göra det möjligt för communityanvändare att initiera eller delta i eSign-flöden. För att detta ska fungera behöver communityanvändare skrivskyddad åtkomst till avtalsmallar och relaterade resurser, till exempel objekt för sammanslagning och datamappning, som vanligtvis skapas av interna användare.

Typen av licens för communityanvändare avgör hur åtkomst kan beviljas:

Inloggningslicens för communityanvändare: Administratörer kan aktivera Visa alla för avtalsmallar och objekt för sammanslagning/datamappning via profilen för communityanvändare för att bevilja åtkomst.
Inloggning för communityanvändare med PLUS-licens och partnerlicens för communityanvändare: Det går inte att aktivera åtkomst till ”Visa alla” via profilen. Administratörer måste använda rollbaserade delningsregler för att ge åtkomst.

Bevilja åtkomst till avtalsmallar och relaterade objekt

För att communityanvändare ska kunna skapa avtal med avtalsmallar måste de ges åtkomst till ”ViewAll” för Avtalsmallar och associerade objekt.

Avtalsmall (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
Kopplingsmappning (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)
Datamappning (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Om mallar för Acrobat Sign Document Builder används med avtalsmall som en filbilaga måste objekten nedan beviljas åtkomst till communityanvändare:

Document Builder-mall (adobesign__Document_Template__c)
Objektfältmappning (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Använda communityportalen för att skicka och signera avtal

Om du vill använda communityportalen för att skicka och signera avtal läser du i följande avsnitt:

Kontrollera förutsättningarna.
Se till att mallarna på kontonivå uppfyller kraven.
Se hur du skickar avtal till användare i communityportalen.
Se inställningar för avtalsmall.
Se hur användare visar och signerar avtal i communityportalen.

Kontrollera förutsättningarna

För att kunna skicka avtal eller signera avtal via communityportalen måste du se till att:

Communityportalen har konfigurerats:
- Portalen måste vara aktiv.
- Se till att rätt profil tillåts för användaråtkomst.
- Adobe Acrobat Sign-komponenten har installerats.
Användarna är konfigurerade för communityn:
- Användare aktiveras i communityn.
- Användarna tilldelas rätt användarlicens och profil.

Kontrollera att mallen på kontonivå uppfyller kraven

En mall på kontonivå måste uppfylla följande krav:

Skapat med en avtalsmall som korrekt refererar till en avtalstyp.
Har en huvudobjektstyp som är inställd på Kontakt.
Har en bifogad fil.
Alternativt har Skicka på uppdrag av konfigurerats.

Kontrollera att mallen på kontonivå uppfyller kraven för communityportalen i Acrobat Sign.

Se hur du skickar avtal till användare i communityportalen

Du kan använda någon av följande två metoder för att leverera avtal till användare i communityportalen:

Via direktsändning – om du skickar ett avtal till en Salesforce-kontakt listas avtalen i användarens portalvy.
Via kontomall – när du måste skaffa signaturer från ett konto kan du skapa en mall och sedan visa mallen för användarna. Från användarens perspektiv ser det likadant ut, men den här metoden skapar bara ett nytt avtal när användaren klickar på Signera/Godkänn. Mer information finns i avsnittet Avtalsmallar.

En avtalsmall kan infogas i community-portalen via communityns komponenthanteringspanel. När den lagts till, visas mallen i avsnittet Väntar på dig och ser ut som ett avtal som skickats direkt till användaren.

Skillnaden är att knappen Skicka/Godkänn utlöser en mall som skapar ett nytt avtal när någon klickar på knappen, och är sedan värd för avtalet på portalen. Avtalslistan visar inte sådana potentiella avtal förrän användaren startar signeringsprocessen.

Endast en mall kan användas i taget och mallen styrs av inställningarna på hanteringspanelen (beskrivs nedan).

Inställningar för avtalsmall

Avtalets omfattning: den definierar användargränsen för att utlösa mallen.
Om värdet är ”Användare” kan alla användare med portalåtkomst använda mallen. Varje användare kan signera en egen kopia av avtalet. Med det här alternativet visas varje signerad kopia under avsnittet ”Slutförda avtal” på portalen.
Om värdet är ”Konto” kan bara den första användaren som genererar avtalet signera det. När de har slutfört avtalet försvinner det från andra användares vyer.
Förnyelsedagar: detta avgör när mallänken visas igen för kunden, även om kunden inte kan se den direkt. Värdet anger specifikt antalet dagar efter den sista mallsigneringen innan länken blir tillgänglig igen. Värdet 360 gör till exempel att avtalsmalllänken visas igen 360 dagar efter signering.
Rubrik och logotyp: rubriken är ett anpassningsbart textfält som du kan justera efter behov. Under tiden styr huvudlogotypen synligheten för Adobe Acrobat Sign-logotypen, så att du kan antingen visa eller dölja den.
Tidsgräns för signering: detta kräver att avtal signeras före det datumet, vilket visas tydligt under avtalsnamnet. Efter deadlinen tar systemet bort knappen ”Signera” och markerar deadlinetexten i rött.