Обзор
На странице Управление содержатся записи о документах, отправленных пользователем, а также все документы, доступ к которым был предоставлен пользователю надежным источником.
Кроме документов пользователь может получить доступ к шаблонам библиотеки, веб-формам и электронным письмам пакетной отправки, созданным пользователем или принадлежащим ему.
Пользователи с учетными записями, к которым предоставлен общий доступ, могут изменять отображаемый контент — вместо личных данных можно показывать содержимое общей учетной записи (с некоторыми ограничениями, касающимися доступных действий).
Макет страницы и функции
Список записей по центру
Средняя часть страницы Управление содержит список соглашений, в котором каждая строка представляет собой отдельную запись о соглашении.
- Если в списке есть документы, ожидающие действий пользователя, будет автоматически выбран фильтр Ожидает ваших действий.
- Фильтр Выполняется выбирается автоматически, если пользователь не ожидает каких-либо соглашений.
В зависимости от выбранного фильтра список записей о соглашениях содержит 4-5 столбцов.
- Получатель — значение для получателя меняется в зависимости от статуса соглашения:
- Выполняется — соглашения с этим статусом сообщают, что текущий получатель находится в ожидании действия.
- Завершено — соглашения с этим статусом сообщают, что для соглашения задан первый получатель.
- Отменено и Просрочено — соглашения с этим статусом сообщают о последнем назначенном получателе на момент, когда соглашение было отменено или истек срок его действия.
- Выполняется — соглашения с этим статусом сообщают, что текущий получатель находится в ожидании действия.
- Отправитель — обозначает имя и компанию отправителя, если отправитель не является зарегистрированным в системе пользователем. В соглашениях, отправленных зарегистрированным в системе пользователем в качестве значение отправителя указывается «Я».
- Заголовок — указывает заголовок соглашения так, как он был настроен. Этот тот же заголовок, который фильтруется при генерировании отчетов.
- Группа — отражает группу, в которой было составлено соглашение. Значение Группа будет отображаться только у отправителя соглашения.
- Соглашения в списке, которые не были составлены вошедшим в систему пользователем, отображают тире ( - ) вместо названия группы.
- Соглашения в списке, которые не были составлены вошедшим в систему пользователем, отображают тире ( - ) вместо названия группы.
- Изменено — указывает последнюю дату изменения соглашения путем действия пользователя (подписание, отмена и т. д.). Значение параметра Изменено обновляется после каждого действия до тех пор, пока соглашение не достигнет окончательного состояния (Завершено/Отменено/Просрочено).
Список соглашений сортируется по дате Изменено (недавно измененные документы отображаются вверху).
При нажатии на заголовок любого столбца список сортируется по этому значению в нисходящем/восходящем порядке. При повторном нажатии на заголовок порядок сортировки меняется на обратный.
Значки быстрых действий и значки-индикаторы
Записи в списке по центру сопровождаются кнопками быстрых действий и значками-индикаторами (не более двух), которые отображаются при наведении указателя мыши на отдельную запись.
- Действия отображаются только при наведении курсора мыши.
- Значки-индикаторов не отображаются, если функция, которая обозначается значком, настроена для отдельной записи.
- Если функция настроена для отдельной записи, значки-индикаторы отображаются всегда (ярко-голубым цветом).
Фильтры со статусом Выполняется и Завершено имеют многоточие рядом с именем фильтра, которое содержит действие для открытия галереи шаблонов Power Automate.
- Быстрое действие Открыть — при нажатии на кнопку Открыть документ открывается для просмотра (аналогично действию Открыть документ в правой части экрана).
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Индикатор напоминания — если для записи активно напоминание, в списке записей отображается значок синего цвета.
- При нажатии на значок можно настроить новое напоминание.
- Если напоминание уже настроено, в сводке напоминания будет указано время отправки последнего напоминания.
- Индикатор примечания — если пользователь добавил Примечание в запись, в списке записей отобразится значок синего цвета.
- Нажав на значок Добавить примечания, пользователь может добавить личную заметку к документу. Это примечание не отображается для других пользователей и недоступно для поиска другими пользователями.
- При наведении указателя мыши на настроенный значок Примечания первые несколько символов заметки отображаются в текстовой выноске над значком.
- Быстрое действие Открыть — при нажатии на кнопку Открыть документ открывается для просмотра (аналогично действию Открыть документ в правой части экрана).
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Быстрое действие Подписать — при нажатии кнопки Подписать открывается страница электронного подписания для сбора подписей (аналогично действию Просмотреть и подписать на панели справа).
- Индикатор примечания — если пользователь добавил Примечание в запись, в списке записей отобразится значок синего цвета.
- Нажав на значок Добавить примечания, пользователь может добавить личную заметку к документу. Это примечание не отображается для других пользователей и недоступно для поиска другими пользователями.
- При наведении указателя мыши на настроенный значок Примечания первые несколько символов заметки отображаются в текстовой выноске над значком.
- Быстрое действие Открыть — при нажатии на кнопку Открыть документ открывается для просмотра (аналогично действию Открыть документ в правой части экрана).
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Быстрое действие Загрузить PDF — при нажатии на кнопку Загрузить PDF будет выполнена загрузка документа PDF (аналогично действию Загрузить PDF на панели справа).
- Индикатор примечания — если пользователь добавил Примечание в запись, в списке записей отобразится значок синего цвета.
- Нажав на значок Добавить примечания, пользователь может добавить личную заметку к документу. Это примечание не отображается для других пользователей и недоступно для поиска другими пользователями.
- При наведении указателя мыши на настроенный значок Примечания первые несколько символов заметки отображаются в текстовой выноске над значком.
- Быстрое действие Открыть — при нажатии на кнопку Открыть документ открывается для просмотра (аналогично действию Открыть документ в правой части экрана).
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Быстрое действие Изменить — при нажатии на кнопку Изменить открывается страница создания (отправки), что позволяет отредактировать документ (аналогично действию Редактировать документ на панели справа).
- Индикатор примечания — если пользователь добавил Примечание в запись, в списке записей отобразится значок синего цвета.
- Нажав на значок Добавить примечания, пользователь может добавить личную заметку к документу. Это примечание не отображается для других пользователей и недоступно для поиска другими пользователями.
- При наведении указателя мыши на настроенный значок Примечания первые несколько символов заметки отображаются в текстовой выноске над значком.
- Быстрое действие Открыть — при нажатии на кнопку Открыть документ открывается для просмотра (аналогично действию Открыть документ в правой части экрана).
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Быстрое действие Изменить — при нажатии на кнопку Изменить открывается шаблон в среде авторинга, что позволяет отредактировать поля шаблона (аналогично действию Изменить шаблон на панели справа).
- Индикатор примечания — если пользователь добавил Примечание в запись, в списке записей отобразится значок синего цвета.
- Нажав на значок Добавить примечания, пользователь может добавить личную заметку к документу. Это примечание не отображается для других пользователей и недоступно для поиска другими пользователями.
- При наведении указателя мыши на настроенный значок Примечания первые несколько символов заметки отображаются в текстовой выноске над значком.
- Быстрое действие Открыть — при нажатии на кнопку Открыть документ открывается для просмотра (аналогично действию Открыть документ в правой части экрана).
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Быстрое действие Изменить — при нажатии на кнопку Изменить открывается страница Создание веб-формы, на которой можно изменить веб-форму (аналогично действию Изменить веб-форму на панели справа).
- Индикатор примечания — если пользователь добавил Примечание в запись, в списке записей отобразится значок синего цвета.
- Нажав на значок Добавить примечания, пользователь может добавить личную заметку к документу. Это примечание не отображается для других пользователей и недоступно для поиска другими пользователями.
- При наведении указателя мыши на настроенный значок Примечания первые несколько символов заметки отображаются в текстовой выноске над значком.
- Быстрое действие Открыть — при нажатии на кнопку Открыть документ открывается для просмотра (аналогично действию Открыть документ в правой части экрана).
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Если нажать на кнопку Открыть левой кнопкой мыши, удерживая клавишу CMD/CTRL, документ откроется в новой вкладке.
- Быстрое действие Загрузить данные формы — при нажатии на кнопку Загрузить данные формы начинается загрузка данных полей формы для транзакции пакетной отправки (аналогично действию Загрузить данные полей формы в правой части экрана).
- Индикатор примечания — если пользователь добавил Примечание в запись, в списке записей отобразится значок синего цвета.
- Нажав на значок Добавить примечания, пользователь может добавить личную заметку к документу. Это примечание не отображается для других пользователей и недоступно для поиска другими пользователями.
- При наведении указателя мыши на настроенный значок Примечания первые несколько символов заметки отображаются в текстовой выноске над значком.
Фильтры на панели слева
В левой части окна отображается список фильтров состояний документов (вверху) и группа объектов шаблонов (внизу).
При выборе любого из фильтров фильтрация списка документов/шаблонов по центру выполняется соответствующим образом.
Доступно два «активных» состояния. Объем содержимого отображается в круглых скобках после названия состояния.
- Выполняется (N) — документы, возвращаемые в состоянии Выполняется, ожидают действий участников. Документы, ожидающие действия выполнившего вход пользователя, не возвращаются.
- Ожидает ваших действий (M) — документы, ожидающие действия выполнившего вход пользователя, указаны в фильтре Ожидает ваших действий.
Доступно три «окончательных» состояния.
- Завершено — документы, которые были обработаны.
- Отменено — документы, которые были по какой-либо причине отменены. Возможные причины указаны ниже.
- Документы отменены отправителем.
- Документы отклонены участником.
- Документы, недействительные из-за нескольких неудачных попыток аутентификации.
- Документы с системной ошибкой, из-за которой они стали недействительными.
- Просрочено — документы, достигшие даты истечения срока действия (закрытые автоматически).
К документам со статусом Черновик относятся все частично созданные документы, обычно ожидающие размещения полей.
При применении фильтров шаблонов отображаются только «родительские» шаблоны, используемые для создания «дочерних» документов. Дочерние документы отображаются при применении фильтров документов (представлены выше).
Родительские шаблоны не являются документами, но используются для создания большого числа документов. Они включают следующие объекты.
- Шаблоны библиотеки — все шаблоны документов и полей, доступные в библиотеке документов.
- Веб-формы (ранее: виджеты) — шаблоны документов, которые могут быть отправлены как ссылки, а также вставлены в веб-страницы. Веб-формы инициируются подписывающей стороной и создают дочерние документы для всех участников процесса подписания.
- Пакетные отправки — шаблоны пакетной отправки (ранее: Mega Sign) используют список получателей для создания большого количества отдельных документов с помощью одинаковых форм. Каждый документ представляет собой отдельную транзакцию: получателям недоступен общий список получателей (например, при отправке политики внутренних расходов всем сотрудникам компании).
Индикатор возврата сообщений электронной почты отправителю/SMS-сообщений
В столбце состояния отображаются данные о состоянии соглашения («Отправлено на подпись», «Ожидает подписи») и значок предупреждения, если произошел возврат сообщения электронной почты.
Индикатор возврата виден только при просмотре соглашений и не применяется к родительскому шаблону, например родительским шаблонам «Пакетная отправка» или «Веб-форма».
Установите флажок Список действий для отображения событий возврата сообщений электронной почты:
Сообщения электронной почты, которые были возвращены, можно отправить снова, скорректировав получателя.
Функция поиска
Панель Поиск и кнопка Фильтры позволяют выполнять точный поиск по заданным критериям в большом списке документов.
Контекстное меню на панели справа
При выборе (однократном нажатии) любой записи в списке в центре страницы всплывает контекстное меню действий и метаданных, относящихся к выбранному объекту.
В контекстном меню на панели справа отображаются разные параметры в зависимости от уровня обслуживания пользователя («Индивидуальные пользователи», «Организация» и т. д.), выбранного объекта (документ, веб-форма и т. д.), статуса пользователя (администратор, пользователь) и состояния объекта («Активно», «Выполняется», «Завершено» и т. д.). Если вы не можете найти ожидаемый параметр/функцию, обратитесь к администратору, чтобы узнать, ограничен ли доступ умышленно (с помощью настройки конфигурации, уровня прав пользователя) или по другой причине (из-за уровня обслуживания).
Выбор общей учетной записи (необязательно)
Пользователи учетных записей с общим доступом могут нажать на заголовок Ваши документы, чтобы открыть список учетных записей, к которым в данный момент предоставлен доступ пользователю. Этот список выступает в качестве фильтра, в зависимости от которого на странице «Управление» отображается контент пользователя или группы. Также доступен параметр Все общие документы.
После выбора параметра:
- активный заголовок заменяется названием фильтра
- в списке записей по центру отображается общий контент
- в список записей добавляются два новых столбца с указанием источника содержимого:
- ГРУППА — группа, содержащая запись
- ДОСТУП ПРЕДОСТАВЛЕН — имя пользователя, предоставившего доступ к контенту
Пользователи учетных записей с расширенным общим доступом могут переключаться между общими учетными записями для просмотра, отправки и подписания документов от имени определенного пользователя (в зависимости от настройки общего доступа):
- Наведите курсор на свое имя в правом верхнем углу экрана.
- Нажмите Переключить учетную запись.
- Выберите учетную запись, на которую требуется выполнить переключение, и нажмите ОК.
Переключение на другую учетную запись позволяет пользователю, выполнившему вход в систему, отправлять документы от имени переключенной учетной записи.
Ниже приведен список функций и действий, которые могут использовать пользователи относительно документов.
Название и Заголовок документа отображаются в правом верхнем углу страницы.
Дата создания отображается непосредственно под именем документа.
Состояние текущего документа отображается под именем документа и датой создания (в правом верхнем углу окна).
Отправитель документа отображается в поле От в правом верхнем углу.
- Поле От не отображается для отправителя.
Общее сообщение для документа отображается в правом верхнем углу непосредственно под полем «Отправитель».
Текущий получатель отображается в новом расширенном списке участников, в котором указаны все участники и их состояние относительно документа.
Пользователь может подписать документ на странице Управление, выбрав запись документа и нажав на кнопку Просмотреть и подписать на панели справа или выбрав быстрое действие Подписать для записи в списке в центре страницы.
Откроется стандартный интерфейс подписания документов для ввода данных полей и подписей:
Функция отмены документа доступна на панели действий справа: Отмена.
Возможность создания, изменения и удаления срока действия для документа находится под датой создания (параметр Срок действия).
Нажмите на значок карандаша, чтобы открыть панель редактирования.
Макет страницы «Управление» содержит информацию об участниках документа, в том числе следующие данные.
- Текущее количество участников, выполнивших действия (прямо под адресом электронной почты текущего участника).
- Полный список всех участников и их роли по отношению к документу (на панели справа).
Чтобы заменить текущего участника, наведите курсор мыши на значок участника, затем нажмите на ссылку Заменить участника.
В зависимости от настроек учетной записи имеется две опции.
- Замена получателя — при выборе этого параметра текущий пользователь будет заменен, и в дальнейшем доступ для него будет запрещен.
- Добавление другого получателя — новый получатель будет добавлен, а исходный получатель по-прежнему будет иметь доступ к документу и право работы с ним.
>> Подробнее о том, как заменить текущую подписывающую сторону
Отправитель документа может изменить метод аутентификации для всех участников после отправки документа.
Это особенно удобно, если для аутентификации используется пароль, который был потерян или забыт. Пароль можно с легкостью сбросить.
Чтобы изменить метод аутентификации получателя, наведите курсор мыши на значок текущего участника, затем нажмите на ссылку Редактировать рядом с методом аутентификации.
Этот параметр применим только для аутентификации участников с помощью пароля.
Он не влияет на пароли, используемые для защиты подписанного документа PDF.
Функция замены файлов отправленного документа доступна на панели справа: Изменить документ.
Если документ подписан вне процесса подписания Acrobat Sign (например, получатель распечатывает документ и физически подписывает его), то автор документа может оцифровать и отправить документ обратно в систему Acrobat Sign.
Если для вашей учетной записи в качестве подтверждения личности получателя используется удостоверение личности, и вы решили сохранить сведения для аутентификации, у вас будет возможность скачать Отчет по подтверждению личности подписывающей стороны.
Журнал событий для документа доступен на панели справа под действиями: Действия.
Нажмите на параметр Действия, чтобы отобразить всю историю действий с документом на панели справа (вместо элементов управления); действия отображаются в хронологическом порядке, последние события вверху.
Чтобы просмотреть содержимое (файлы) документа, выполните следующие действия:
- Нажмите один раз документ, чтобы его выделить, и откройте панель справа.
- Выберите действие Открыть документ.
Документ будет открыт для просмотра; элементы управления на панели справа сохраняются.
Функция создания и удаления напоминаний доступна на панели действий справа: Напоминание.
Шаблоны библиотек и веб-формы позволяют администраторам изменять владельца шаблона. Для отображения этого действия администратор должен управлять этим шаблоном.
При выборе параметра Новый владелец активируется поле для ввода адреса электронной почты нового владельца.
Функция предоставления общего доступа к документу расположена на панели действий справа: Общий доступ.
После предоставления общего доступа к документу выполняются следующее.
- Сообщение электронной почты отправляется пользователю, которому предоставлен общий доступ.
- Сообщение электронной почты будет содержать вложение с документом PDF в текущем состоянии.
- Запись документа становится доступной на странице «Управление» пользователя, которому предоставлен общий доступ.
- Этот пользователь может просмотреть документ так же, как получатель копии документа.
Функция загрузки документа и/или отчета об аудите документа доступна на панели действий справа: Загрузить PDF и Загрузить отчет об аудите.
Если для создания документа используется несколько файлов, и пользователь не хочет загружать объединенный файл PDF, этот параметр позволяет загрузить отдельные файлы (добавленные изначально).
При выборе этого параметра открывается окно, в котором можно нажать на каждый файл по очереди, чтобы загрузить PDF-версию этого файла.
Объекты «родительского» шаблона могут загружать данные полей формы всех документов, которые были получены из этого шаблона.
При выборе этого параметра выполняется загрузка файла в формате CSV на компьютер с содержимым всех полей для всех дочерних документов, созданных из родительского шаблона.
Содержимое можно скрыть на странице «Управление». При этом содержимое не будет удалено, его состояние не изменится, и процесс подписания документа продолжается в обычном режиме. Документ не отображается только на странице «Управление» пользователя.
Чтобы показать содержимое, сначала необходимо выполнить поиск с помощью фильтра Показать только скрытые документы .
Известные проблемы
Проблема. При переходе на новую страницу «Управление» открывается совершенно пустая страница.
Тест. Попробуйте загрузить страницу https://documentcloud.adobe.com/
- Если страница https://documentcloud.adobe.com/ не загружается, обратитесь к администратору вашей внутренней сети, чтобы разблокировать documentcloud.adobe.com.
- Если вы можете перейти по ссылке выше, обратитесь в службу поддержки.
Аналогичным образом ситуация обстоит со страницами Главная и Просмотреть соглашение.