Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign для самостоятельного подписания

Поиск

Последнее обновление 6 сент. 2023 г. | Также применяется к Adobe Acrobat Sign

Обзор

Функция «Самостоятельное подписание» в Adobe Acrobat Sign для Salesforce позволяет пользователям портала сообщества самостоятельно подписывать документы. «Самостоятельное подписание» можно добавить в любой облачный портал среды Salesforce Experience Cloud (для клиентов, партнеров, сотрудников и т. д.), чтобы помочь пользователям создавать и подписывать соглашения непосредственно в портале.

Доступ к функции самостоятельного подписания можно получить в следующих порталах нескольких различных выпусков облачного портала сообщества Salesforce:

Портал B2C: вход для пользователя сообщества и вход для пользователя сообщества с лицензиями, которые используют клиенты
Портал B2B: лицензия пользователя сообщества партнеров

Чтобы пользователи могли получать и подписывать соглашения на портале сообщества, необходимо выполнить следующие действия.

Проверка предварительных условий
Включение Chatter (только для пользователей коммерческого облака)
Активация двух доверенных узлов CSP
Включение набора разрешений «Пользователь сообщества Adobe Acrobat Sign» для всех
Создание пользователя портала сообщества
Создание учетной записи и контакта для сообщества
Включение цифровых сред
Настройка страницы сообщества SFDC
Включение настройки «Разрешить отправку от имени других пользователей»
Предоставление доступа к данным интеграции Salesforce
Предоставление доступа к шаблонам соглашений и связанным объектам
Использование портала сообщества для отправки и подписания соглашений

Проверка предварительных условий

Перейдите на вкладку Администрирование Adobe Acrobat Sign и выберите параметр Создание образцов шаблонов документов. Когда это будет сделано, нажмите Сохранить.

Примечание. Лучше всего выбрать параметр Создание образцов шаблонов документов при связывании учетной записи Acrobat Sign с Salesforce.

Если шаблоны не были созданы при установке или если вы обновляете старую версию до версии пакета 19, необходимо создать шаблоны, выполнив указанные ниже действия.
1. Перейдите на вкладку Администратор Adobe Acrobat Sign.
2. В списке Ресурсы на панели справа выберите Создание образца шаблона самоподписываемого соглашения.
  Откроется шаблон «Тестовое соглашение сообщества» на вкладке Шаблоны соглашений.
3. В разделе Дополнительные параметры в шаблоне «Тестовое соглашение сообщества» убедитесь, что тип соглашения — Документ о неразглашении.

Создание самоподписываемого шаблона в Acrobat Sign для Salesforce.

Тип соглашения Acrobat Sign — документ о неразглашении

Включение Chatter (только для пользователей коммерческого облака версий с 18 по 22)

Если вы используете коммерческое облако и Acrobat Sign для Salesforce версии 22 или более ранней, необходимо включить Chatter в вашей организации SFDC.

Включение Chatter

На странице Настройка найдите Chatter с помощью строки поиска в верхней части. Затем в результатах поиска выберите Настройки Chatter.
Выберите Изменить.
Установите флажок Включено.
Нажмите Сохранить.

Примечание.

Пользователям Acrobat Sign Government Cloud не требуется включать Chatter.

Активация двух доверенных узлов CSP

Необходимо настроить два доверенных узла CSP (политики защиты содержимого), чтобы добавить базовые URL-адреса для вашей учетной записи Adobe Acrobat Sign. Выполните следующие действия:

Для получения значения сегмента вашей учетной записи Acrobat Sign выполните следующие действия:
1. Выполните вход в учетную запись Adobe Acrobat Sign.
2. Из URL-адреса скопируйте параметр перед частью echosign.com (также может быть adobesign.com) (значение сегмента).
  Например, для URL-адреса https://caseyjones.na1.echosign.com значение сегмента будет «na1».
3. Закройте вкладку.
Узнайте, как идентифицировать среду учетной записи Adobe Acrobat Sign.
С помощью строки поиска на странице настройки найдите «Доверенные узлы», затем в результатах поиска выберите Доверенные узлы CSP. На открывшейся странице нажмите Новый доверенный узел.

Или выберите Настройка > Настройки > Безопасность > Доверенные узлы CSP, а затем нажмите Новый доверенный узел.
На открывшейся странице определения нового узла заполните требуемые поля следующим образом:
1. Имя доверенного узла — введите имя, например, AcrobatSign
2. URL-адрес доверенного узла —
  Пользователи коммерческого облака: введите URL-адрес https://secure.<shard>.adobesign.com Например, https://secure.na1.adobesign.com Если ваша учетная запись не обновлена до домена adobesign.com , можно использовать echosign.com.
  Пользователи Government Cloud: введите URL-адрес https://secure.<shard>.adobesign.us
3. Установите флажок Активный.
4. Контекст — выберите Узлы Experience Builder для контекста.
5. Установите флажок Директива CSP — разрешить узел для frame-src.
6. Нажмите Сохранить.
Проверьте два доверенных узла CSP.

Включение набора разрешений «Пользователь сообщества Adobe Acrobat Sign» для всех

Необходимо включить для пользователей сообщества набор разрешений пользователя сообщества Adobe Acrobat Sign, чтобы они могли пользоваться порталом. Выполните следующие действия:

Примечание. Можно создать портал сообщества, не включая набор разрешений пользователя сообщества Adobe Acrobat Sign.

Выберите Настройка > Администрирование > Пользователи > Наборы разрешений.
В списке меток наборов разрешений выберите Пользователь сообщества Adobe Acrobat Sign.
На открывшейся странице «Набор разрешений» выберите Управление назначениями.
На странице «Назначенные пользователи» выберите Добавить назначение.
На странице «Назначить пользователей» выберите всех пользователей, к которым хотите применить набор разрешений, а затем нажмите Далее.
На открывшейся странице «Выбор даты истечения срока...» при необходимости можно выбрать для пользователей соответствующую дату. По завершении нажмите Назначить.

Создание пользователя портала сообщества

Чтобы настроить профили пользователей для использования портала самообслуживания Adobe Acrobat Sign, необходимо клонировать и изменить один из стандартных профилей. Выполните следующие действия:

Выберите Настройка > Администрирование > Пользователи > Профили.
Для любого из стандартных пользовательских профилей выберите Клонировать.

Доступно четыре профиля сообщества пользователей, можно использовать любой из них для клонирования и создания пользовательского профиля. Обратите внимание на тип лицензии пользователя клонируемого профиля.
Введите интуитивно понятное имя клонированного профиля, затем нажмите Сохранить.
На открывшейся странице клонированного профиля нажмите Изменить.
На странице редактирования пользовательского профиля прокрутите вниз до раздела Пользовательские разрешения для объектов и включите все объекты Adobe Acrobat Sign. Можно установить флажок Просмотреть все или выбрать только необходимые разрешения для дополнительной безопасности.

Дополнительный доступ к записям пользовательских объектов может быть предоставлен на основе пользовательских лицензий. Например, пользователям с лицензиями «Сообщество пользователей» можно предоставить доступ с помощью профилей пользователей, а пользователям с лицензиями Customer Community Plus — с помощью правил общего доступа.

Создание учетной записи и контакта для сообщества

Необходимо создать учетную запись и контакт для сообщества.

Владелец учетной записи должен быть связан с ролью, чтобы включать пользователей портала. Чтобы связать роль с пользователем Salesforce, выберите Настройка > Администрирование > Пользователи > Пользователи. Затем в списке пользователей нажмите Изменить для одного из пользователей, а на открывшейся странице разверните раскрывающийся список Роль > выберите роль > Сохранить.

Запустите приложение Sales в Средстве запуска приложений.
Откройте раскрывающееся меню Учетная запись и выберите +Создать учетную запись.
На открывшейся странице Создать учетную запись введите значение имени учетной записи и выберите Сохранить.

Имя учетной записи должно идентифицировать учетную запись как учетную запись портала Adobe Acrobat Sign. Имя учетной записи — единственное значение, которое нужно ввести на этой странице.

В правом верхнем углу страницы Ligtning выберите +, чтобы открыть меню «Создать», а затем выберите Создать контакт.
В открывшемся диалоговом окне Создать контакт:
1. Введите значимое имя.
2. Введите адрес электронной почты для контакта. Рекомендуется добавить адрес электронной почты администратора, который управляет содержимым портала сообщества.
3. Привяжите контакт к учетной записи портала сообщества Adobe Acrobat Sign, созданной на предыдущем шаге.
4. Нажмите Сохранить.
Откройте страницу нового контакта, который был создан.
В правом верхнем углу страницы выберите Настройка (значок шестеренки) > Изменить объект.
Откроется объект «Контакт» в диспетчере объектов.
На левой панели открывшейся страницы диспетчера объектов выберите Макеты страниц.
Для элемента «Макет контакта» откройте раскрывающееся меню и выберите Изменить.
В разделе «Макеты контакта» выберите Действия на мобильном устройстве и в Lightning из параметров объекта.
Перетащите кнопку Включить пользователя клиента в раздел Действия на мобильном устройстве и в интерфейсе Lightning в Salesforce.
Перетащите кнопку Вход в среду от имени пользователя в раздел Действия на мобильном устройстве и в интерфейсе Lightning в Salesforce.
Нажмите Сохранить.
Вернитесь на страницу контакта сообщества и откройте раскрывающееся меню в правом верхнем углу. В меню выберите Включить пользователя клиента.

Откроется страница Новый пользователь с импортированными данными контакта.
На открывшейся странице Новый пользователь настройте пользователя следующим образом:
- Выберите лицензию пользователя, соответствующую лицензии ранее клонированного профиля.
- Выберите клонированный профиль в разделе Профиль.
- Нажмите Сохранить.
Страница Настройка пользователей обновится и отобразит сведения о пользователе.
На обновившейся странице наведите курсор на ссылку Назначения набора разрешений и выберите Изменить назначения.
На открывшейся странице Назначения набора разрешений для пользователя:
1. В поле Доступные наборы разрешений выберите Пользователь сообщества Adobe Acrobat Sign.
2. Выберите Добавить.
  Выбранный набор разрешений появится в окне «Включенные наборы разрешений».
3. Нажмите Сохранить.

Включение цифровых сред

Для включения цифровых сред:

Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Настройки.
Установите флажок Включить платформу.
Установите флажок Включить рабочие среды.
Нажмите Сохранить.

Включите «Цифровые среды» в Acrobat Sign для Salesforce.

Настройка страницы сообщества SFDC

Для настройки страницы портала сообщества SFDC необходимо выполнить следующие действия:

Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.
Нажмите Создать.
На открывшейся странице выберите интерфейс Обслуживание клиентов.

Интерфейс Обслуживание клиентов требуется для компонентов самообслуживания.
На открывшейся странице Обслуживание клиентов выберите Начало работы.
В появившемся диалоговом окне выполните следующие действия:
1. Введите название сайта.
2. Можно также указать название определенного сайта для URL-адреса (рекомендуется при наличии нескольких сайтов).
3. Выберите Создать.
Во время создания сообщества отображается эффектная графическая демонстрация. После завершения отображается страница сообщества, в верхней части которой отображается имя сообщества (выделенное желтым), а в строке URL-адреса отображается строковое значение сайта.

Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.
Для вашего сообщества выберите Рабочие пространства.
На открывшейся странице Мои рабочие пространства выберите Администрирование.

Откроется страница администрирования для вашего сообщества.
При выбранном на левой панели пункте Настройки выберите Активировать.
На левой панели выберите «Члены» и настройте поля следующим образом:
- Откройте раскрывающееся меню «Поиск» и выберите «Все».
- В списке Доступные профили выберите созданный вами пользовательский профиль.
- Нажмите Добавить, чтобы переместить профиль в список Выбранные профили.
- В списке Доступные наборы разрешений нажмите Пользователь сообщества Adobe Acrobat Sign и переместите его в список Выбранные наборы разрешений.
- Нажмите Сохранить.
На панели слева выберите «Установки», затем установите флажок Просмотреть других участников этого сайта.

Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.
Для вашего сообщества выберите Конструктор.
На открывшейся странице Конструктор:
1. В правом верхнем углу страницы выберите значок шестеренки, чтобы открыть страницу настроек.
2. Установите флажок Гостевым пользователям разрешается просматривать сайт и взаимодействовать с ним, не выполняя вход.
3. Закройте окно настроек.
В правом верхнем углу страницы выберите значок «Опубликовать». Затем в открывшемся диалоговом окне снова выберите Опубликовать для подтверждения.

Отобразится сообщение о том, что выполняется публикация обновлений сайта. После публикации изменений вы получите подтверждающее письмо по электронной почте.

Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.
Для вашего сообщества выберите Рабочие пространства.
В разделе Мои рабочие пространства выберите Конструктор.
На левой панели выберите значок Компоненты, а затем:
1. Перейдите к нижней части меню.
2. Перетащите пункт Adobe Self Service Sign на макет страниц.
  Можно перетащить компонент в любое место, где вы хотите отобразить соглашения Acrobat Sign.
Страница обновится, и добавленный компонент отобразится на макете страницы. Панель управления для компонента появится в правом верхнем углу.
Настройками портала можно управлять на панели управления в правом верхнем углу окна. Настройки применяются для всех соглашений, отображаемых внутри компонента.

Примечание. Ни одна из этих настроек не является обязательной, их следует использовать только в том случае, если требуется применить их глобально.

На панели управления находятся следующие средства управления:
- Шаблон соглашения — шаблон, определяющий соглашения, указанные в портале.
- Область применения соглашения — этот параметр определяет уровень участия подписывающей стороны. Для него имеется два следующих варианта настройки:
  
  Пользователь — при выборе параметра Пользователь документ доступен всем пользователям в учетной записи; каждый пользователь должен подписать документ.
  
  Учетная запись — при выборе параметра Учетная запись соглашение доступно всем пользователям в учетной записи, но только один пользователь должен подписать его. После подписания документ будет недоступен остальным пользователям учетной записи.
- Срок подписания — статическое поле даты, которое определяет, в течение какого времени документ должен быть подписан. После истечения срока кнопка Подписать рядом с документом будет удалена и пользователи не смогут завершить работу с документом.
- Дни продления — произвольное числовое значение, которое определяет, когда документ снова становится доступным после подписания. Если документ должен быть заново подписан через каждые 90 дней, вы можете автоматически повторно публиковать документ через 90 дней после предыдущего подписания.
- Заголовок — самый верхний заголовок компонента самообслуживания справа от значка входа в Adobe Acrobat Sign на изображении выше.
- Скрыть логотип заголовка — скрытие логотипа Adobe Acrobat Sign слева от заголовка. Установите флажок, чтобы скрыть логотип
Примеры вышеуказанных настроек приведены в Представление пользователей сообщества.
Чтобы сделать обновления портала доступными, выберите Опубликовать.

При каждом изменении или обновлении настроек портала необходимо повторно опубликовать портал.

Включение настройки «Разрешить отправку от имени других пользователей»

Можно включить настройку «Разрешает отправку в качестве других пользователей» для пользователей, у которых нет лицензии Adobe Acrobat Sign. Эта настройка позволяет пользователю сообщества создавать соглашение, используя лицензию другого пользователя.

Для выполнения этой настройки необходимо выполнить следующие действия.

Выберите Настройка > Инструменты платформы > Пользовательский код > Пользовательские настройки.
На открывшейся странице «Пользовательские настройки» выберите Настройки Adobe Sign.
Выберите Управление.
Нажмите Создать или Изменить (если настройки уже изменялись ранее).
На открывшейся странице Настройки Adobe Sign установите флажок Разрешить отправку от имени других сторон, а затем выберите Сохранить.

Выберите Настройка > Инструменты платформы > Объекты и поля > Диспетчер объектов.
Выберите Пользователь.
На панели слева выберите Макеты страниц пользователей > Макет пользователя.
Выбрав параметр «Поля», выберите Разрешить отправку от имени других пользователей и перетащите это поле в раздел макета Дополнительная информация (заголовок отображается только при редактировании).
Нажмите Сохранить.

Каждый шаблон документа может иметь одного (и только одного) пользователя, от имени которого отправляются документы. Выбранный пользователь должен иметь права на отправку соглашений через Adobe Acrobat Sign; при этом другие ограничения не предусмотрены.

Необходимо настроить шаблон соглашения с идентификатором Salesforce пользователя сообщества, имеющего лицензию Adobe Acrobat Sign. Выполните следующие действия:

Выберите Настройка > Администрирование > Пользователи > Пользователи.
Выберите ссылку Полное имя пользователя.

Откроется страница Настройка пользователей, в URL-адресе которой можно найти идентификатор пользователя (выделено зеленым цветом).

Указанный выше URL-адрес имеет вид (идентификатор выделен жирным шрифтом): https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1
Скопируйте и сохраните идентификатор пользователя.

Убедитесь, что в идентификатор не включена часть %2F.
Чтобы применить идентификатор пользователя для шаблона, выберите Средство запуска приложений > Adobe Acrobat Sign > Шаблоны соглашений и выберите Имя шаблона соглашения, которое вы хотите изменить.
Выберите вкладку Получатели , вставьте идентификатор пользователя Salesforce в поле Отправить от имени и выберите Сохранить.

Необходимо установить настройку адреса электронной почты пользователя сообщества, чтобы сделать профиль общедоступным. Выполните следующие действия:

Откройте страницу Контакт для пользователя, от имени которого вы будете отправлять сообщения.
Выберите Войти в среду как пользователь.
На открывшейся странице портала:
1. В верхнем правом углу страницы сообщества нажмите значок пользователя, чтобы открыть раскрывающееся меню.
2. В меню выберите Мои настройки.
На странице Мои настройки в разделеВидимость профиля установите для настройки Адрес электронной почты значение Общедоступно и нажмите
Сохранить.

Примечание.

Если используется шаблон, в котором для внутреннего пользователя включен параметр «Отправить от имени...», укажите для параметра UserPreferencesShowEmailToExternalUsers значение «true».

Предоставление доступа к данным интеграции Salesforce

Для пользовательских объектов нашего пакета изначально установлен тип доступа «личные» для внешних пользователей по умолчанию. Наборы разрешений для пользователей сообщества предоставляют доступ к пользовательским объектам и их полям, но не к записям, созданным другими пользователями (внутренними и внешними).

На порталах сообществ администраторам доступны два параметра для настройки потоков eSign:

Используйте встроенные компоненты (self-sign и simple-sign).
Создавайте собственные потоки с помощью API Apex.

В обоих случаях администраторы часто используют шаблоны документов, чтобы предоставить пользователям сообщества возможность инициировать потоки eSign или участвовать в них. Для этого пользователям сообщества необходимо предоставить доступ только для чтения к шаблонам соглашений и связанным ресурсам, таким как объекты объединения и сопоставления данных, которые обычно создаются внутренними пользователями.

Тип лицензии пользователя сообщества определяет способ предоставления доступа:

Лицензия на вход для пользователя сообщества: администраторы могут включить доступ «Просмотреть все» для шаблонов документов и объектов объединения/сопоставления данных в профиле пользователя сообщества для предоставления доступа.
Вход для пользователя сообщества с лицензией и лицензия пользователя сообщества партнеров: включение доступа «Просмотреть все» в профиле недоступно. Для предоставления доступа администраторам необходимо использовать правила общего доступа на основе ролей.

Предоставление доступа к шаблонам соглашений и связанным объектам

Пользователям сообщества, создающим документы с помощью шаблонов документов, необходимо предоставить доступ «Просмотреть все» к шаблонам документов и связанным объектам.

Шаблон документа (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
Перенос данных (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)
Сопоставление данных (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Если шаблоны Acrobat Sign Document Builder используются вместе с шаблоном документа в качестве вложенного файла, объектам ниже необходимо предоставить доступ к пользователям сообщества:

Шаблон Document Builder (adobesign__Document_Template__c)
Сопоставление полей объекта (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Использование портала сообщества для отправки и подписания соглашений

Сведения об использовании портала сообщества для отправки и подписания документов см. в следующих статьях:

Проверка предварительных условий.
Проверка шаблонов учетной записи на соответствие требованиям.
Отправка документов пользователям на портале сообщества.
Параметры шаблона документа.
Способы просмотра и подписания документов пользователями на портале сообщества.

Проверка предварительных условий;

Для отправки или подписания соглашений с помощью портала сообщества требуется, чтобы:

Портал сообщества был настроен:
- Портал должен быть активным.
- Пользователям должен быть разрешен доступ к соответствующему профилю.
- Компонент Adobe Acrobat Sign должен быть установлен.
Пользователи настроены для сообщества:
- Пользователи включены в сообщество.
- Пользователям назначены правильные лицензии и профили пользователей.

Проверка шаблона учетной записи на соответствие требованиям

Шаблон уровня учетной записи должен соответствовать следующим требованиям:

Создан с использованием шаблона соглашения, который соответствует типу соглашения.
Для Типа главного объекта задано значение Контакт.
Содержит прикрепленный файл.
(Дополнительно) Параметр Отправить от имени должен быть настроен.

Убедитесь, что шаблон учетной записи соответствует требованиям портала сообщества Acrobat Sign.

Отправка соглашений пользователям на портале сообщества

Можно использовать любой из описанных ниже двух методов, чтобы доставлять соглашения пользователям на портале сообщества:

Прямая отправка — при отправке соглашения контакту Salesforce соответствующий пользователь увидит соглашение в списке в личном представлении портала.
Шаблон учетной записи — при необходимости получить подписи от учетной записи можно создать шаблон, затем отобразить этот шаблон для пользователей. Для пользователей этот способ не отличается от предыдущего, однако в данном случае новое соглашение создается, только когда пользователь нажимает кнопку «Подписать»/«Утвердить». См. раздел Шаблон соглашения для получения дополнительных сведений.

Шаблон соглашения можно вставить в портал сообщества на панели управления компонентом для данного сообщества. После добавления шаблон отображается в разделе Ожидает ваших действий и выглядит так же, как соглашение, непосредственно отправленное пользователю.

Различие заключается в том, что при нажатии кнопки «Подписать»/«Утвердить» шаблон создает новое соглашение, а затем размещает это соглашение на портале. Таким образом, список соглашений не пополняется этими потенциальными соглашениями, пока пользователь не начнет процесс подписания.

Одновременно можно использовать только один шаблон; шаблон управляется другими параметрами на панели управления (см. ниже).

Параметры шаблона соглашения

Область применения документа: определяет максимальное количество пользователей, которые могут запускать шаблон.
Если задано значение «Пользователь», все пользователи с доступом к порталу могут использовать шаблон. Каждый пользователь может подписать свою копию соглашения. При выборе этого параметра каждая подписанная копия отображается на портале в разделе «Завершенные документы».
Если выбрано значение «Учетная запись», подписать соглашение может только пользователь, создавший его. После завершения работы соглашение удаляется из представлений других пользователей.
Дни продления: определяет, когда ссылка на шаблон будет повторно отображаться для клиентов, хотя они и не смогут ее увидеть напрямую. В частности, это значение указывает количество дней с момента последнего подписания шаблона до дня, когда ссылка снова станет доступной. Например, значение 360 означает, что ссылка на шаблон снова отобразится через 360 дней после подписания.
Заголовок и логотип в верхнем колонтитуле: заголовок — это настраиваемое текстовое поле, которое можно изменять по необходимости. Параметр «Логотип в верхнем колонтитуле» управляет отображением логотипа Adobe Acrobat Sign (он может быть виден или скрыт).
Срок подписания: обязывает подписать соглашение к дате, указанной под названием соглашения. После истечения срока система удаляет кнопку «Подписать» и красным цветом выделяет текст срока подписания.