Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign для Salesforce (профиль Classic)

Поиск
Adobe Sign

Adobe Sign

Открыть приложение

Обзор

Приложение Adobe Acrobat Sign для Salesforce позволяет настроить рабочие процессы подписания документов, которые отлично подойдут как для индивидуальных пользователей, так и для организаций. Вы можете использовать приложение для следующих целей:

  • Электронное подписание при помощи Adobe eSignature и утверждение любых документов из Salesforce. 
  • Доступ к журналу контрактов в режиме реального времени и просмотр сохраненных контрактов из любого объекта.
  • Отслеживание сделок в реальном времени по всей организации.
  • Получение обновлений от Chatter при просмотре, подписании, отмене или отклонении соглашений.
  • Процесс электронного подписания поддерживает более 20 языков, а также отправку документов в более чем 50 стран по всему миру.
  • Возможность автоматически переносить данные Salesforce в документы перед отправкой на подпись.
  • Возможность автоматического создания документов на основе данных Salesforce и их отправки в качестве вложений к соглашениям при помощи Document Builder.
  • Перенос данных подписывающих сторон обратно в объекты Salesforce.
  • Создание многократно используемых шаблонов соглашений для отправки и добавление кнопки «Отправить на подпись», позволяющей в один клик отправлять пользовательские соглашения из любого объекта Salesforce.
  • Использование встроенной интеграции с Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris и т. д.

Руководство Adobe Acrobat Sign для Salesforce (профиль Classic) содержит инструкции по выполнению следующих действий:

Примечание.

Вы используете профиль Lightning в Salesforce? См.Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign для Salesforce (профиль Lightning).

Для настройки процессов и дальнейшей автоматизации приложения см. Руководство по настройке Acrobat Sign для Salesforce. Вы можете обратиться к вашему администратору Salesforce за помощью.

Чтобы узнать, как автоматически создавать документы на основе данных Salesforce, см. Руководство пользователя Acrobat Sign Document Builder для Salesforce.

Поддерживаемые браузеры

Браузеры

Поддержка

Ограничения

Microsoft® Edge

Да

Да

Google Chrome™

Да

Нет

Mozilla® Firefox®

Да

Нет

Apple Safari®

Да

Нет

Выявленные неполадки Microsoft Edge

  • При загрузке страницы «Соглашение» может возникнуть ошибка (аналогично приведенной ниже): «Эта страница содержит ошибку. Возможно требуется обновить ее. Не удалось выполнить операцию»
  • После отправки данных и закрытия вкладки с уведомлением об успешной отправке страница «Соглашение» не обновляется автоматически для отображения статуса соглашения. Может появиться следующее сообщение об ошибке: «Не обнаружено новых окон. Проверьте настройки блокировки всплывающих окон своего браузера. Эту страницу можно перезагрузить».
    На страницу соглашения можно перейти из списка соглашений.
  • После выбора действий Напомнить или Обновить в соглашениях во время их передачи страница соглашения не обновляется автоматически и в нижнем колонтитуле может появиться ошибка: «Эта страница содержит ошибку. Возможно, просто требуется обновить ее».
    На страницу соглашения можно перейти из списка соглашений.

Выявленные неполадки приложения Acrobat Sign для Salesforce:

Если вы включили общий доступ к учетной записи для своей учетной записи Acrobat Sign, пользователи, не включенные в соглашение, не могут просматривать соглашение в среде Salesforce, за исключением следующих случаев:

  • Соглашение было создано на основе общего шаблона библиотеки в библиотеке Acrobat Adobe Sign.
  • Общий доступ к шаблону библиотеки предоставлен таким образом, который включает просматривающего пользователя, а именно: (а) общий доступ предоставлен для всех пользователей в учетной записи, или (б) общий доступ предоставлен на уровне группы, где отправитель и просматривающий пользователь принадлежат одной группе.

Примечание. Можно использовать Adobe Acrobat Sign для просмотра соглашения.

Отправка соглашений с помощью Acrobat Sign для Salesforce

«Соглашения» — это объекты, которые Acrobat Sign устанавливает в Salesforce, а также способ доставки документов получателям. 

«Получатель» — собирательный термин, обозначающий подписывающие, утверждающие или передающие стороны, работающие с соглашением (фактически, любого пользователя, которому отправлен документ для выполнения каких-либо действий).

Соглашения могут быть созданы одним из следующих способов в зависимости от того, каким образом администратор развернул пакет:

  • Вкладка «Соглашения»
  • Объекты Salesforce («Контакт», «Интерес», «Возможность», «Учетная запись» и т. д.)
  • Chatter 

Для создания соглашений с помощью вкладки «Соглашения»:

  1. В верхнем углу страницы Salesforce Classic откройте раскрывающееся меню «Содержимое» и выберите Adobe Acrobat Sign.

    classic-open-acrobat-sign

  2. В верхней строке меню выберите Соглашения > Создать.
    Соглашение будет открыто в режиме черновика.

    classic-create-agreement

Чтобы создать соглашение из объектов Salesforce, выполните следующие действия:

  1. Откройте объект Salesforce, из которого вы хотите отправить соглашение. В примере ниже для отправки соглашения используется объект Контакты.

    classic-create-from-object

  2. В разделе «Соглашения» выберите Создать соглашение.

Примечание.

Предыдущие соглашения, созданные из объекта Salesforce (как этот «Контакт»), будут перечислены в списке «Соглашения». Чтобы найти соглашение, можно найти объект Salesforce («Контакт», «Учетная запись» и т. д.), к которому относится соглашение.

Создание соглашений из Salesforce Chatter

Для создания соглашений из Salesforce Chatter администратор должен включить Настройки Chatter для Adobe Acrobat Sign. После этого объект Adobe Acrobat Sign можно будет разместить на главной странице и в других объектах Salesforce.

Для отправки соглашений из Chatter:

  1. Откройте Salesforce Chatter и разверните канал.
  2. В верхнем меню Chatter выберите Adobe Acrobat Sign.
  3. В открывшемся разделе введите сведения о соглашении.
  4. Чтобы отправить соглашение, выберите Отправить.
create-from-chatter

Примечание.

При использовании Chatter для отправки из такого объекта, как «Контакт», этот контакт будет вставлен как первый получатель.

Настройка соглашений

После открытия соглашения в режиме черновика необходимо настроить его, чтобы определить получателей, характер соглашения, документы, которые должны быть отправлены на подпись, и дополнительные настройки в случае необходимости.  

agreement-details

A. Порядок подписания получателем B. Роль получателя C. Тип получателя D. Поле поиска получателя E. Инструмент для отправки личных сообщений 

  1. В разделе Получатели настройте следующие поля:

    • A означает порядок подписания получателями. После добавления всех получателей можно перетаскивать строки вверх или вниз, чтобы изменить порядок подписания.
    • B означает роль получателей. Откройте раскрывающееся меню и выберите нужную роль для получателя:
      • Подписанты (по умолчанию): получатели, которые должны поставить хотя бы одну юридически заверенную подпись.
      • Утверждающие: получатели, которые просматривают и утверждают документ, но не ставят юридически заверенную подпись.
      • Принимающие: получатели, которые подтверждают принятие соглашения без его формального подписания.
      • Заполняющие: получатели, которые должны заполнить форму в процессе подписания.
      • Сертифицированные получатели: получатели, которые не должны подписывать документ или заполнять поля формы, но им может быть предложено передать соглашение, отклонить его или подтвердить принятие соглашения.
      • Передающие: получатели, которые должны передать свою роль другой стороне. Для каждой из указанных выше ролей имеется настройка передающего (если она включена администратором SFDC).
    • C означает тип получателя. Откройте раскрывающееся меню и выберите один из вариантов:
      • Контакт: любое контактное лицо в Salesforce.
      • Интерес: любой интерес в Salesforce.
      • Пользователь: любой пользователь Salesforce в организации Salesforce.
      • Группа: набор пользователей в роли Salesforce, которая должна подписать или утвердить документ. Администраторам потребуется выбрать доступные группы.
      • Электронная почта: получатели, которые в настоящий момент не указаны в Salesforce в качестве того или иного типа объекта.
    • D означает поле поиска получателя. После выбора типа получателя введите соответствующее имя или идентификатор, чтобы выполнить поиск получателя или ввести сведения.
    • E означает инструмент для личного сообщения получателю. Выберите для любого получателя, в открывшемся диалоговом окне введите сообщение и выберите Сохранить. 
      Личное сообщение будет доставлено только отмеченному получателю. Если ничего не добавлено, получатель получит сообщение соглашения по умолчанию.
    • Чтобы удалить запись получателя, выберите X для получателя, которого требуется удалить.
    • Чтобы добавить других получателей, выберите Добавить получателя и заполните требуемые сведения в появившейся строке.
    • Чтобы добавить себя как получателя, выберите Добавить меня. Будет добавлена строка со сведениями о вас.
    • Чтобы отправить копию соглашения другим людям, выберите Копия и в появившемся поле «Копия» добавьте нужные адреса электронной почты.

  2. Откройте раскрывающееся меню Проверка личности и выберите один из указанных ниже типов проверки, который необходимо включить для всех получателей:

    • Электронная почта (по умолчанию): аутентификация основана на доступе к электронной почте.
    • Пароль: отправитель создает буквенно-числовой пароль, который необходимо передать получателям отдельно.
    • Социальная сеть: аутентификация с помощью сторонней социальной сети, например Facebook или LinkedIn.
    • Контрольные вопросы KBA (только для США): аутентификация на основе имеющихся данных, когда получателю необходимо ввести свой СНИЛС и ответить на ряд специальных вопросов, основанных на общедоступной базе данных.
    • Телефон: отправитель должен указать номер телефона получателя, которому будет отправлено SMS с кодом для подтверждения подписи.
    • Удостоверение личности государственного образца: получатель должен предоставить фотографию паспорта, удостоверения личности государственного образца или водительского удостоверения. В случае удостоверения личности государственного образца или водительского удостоверения пользователю будет предложено предоставить «селфи», которое должно соответствовать фотографии на удостоверении.
    Примечание.

    Adobe Acrobat Sign можно настроить, чтобы включить уникальный метод аутентификации для каждого получателя. Если включить этот параметр, вариант аутентификации будет отображаться для каждого получателя, как показано ниже.

  3. Чтобы изменить имя соглашения, выберите поле в разделе Сведения и введите другое имя.

    agreement-name

  4. В поле «Сообщение» введите сообщение, которое хотите отправить всем получателям.

  5. Чтобы напрямую связать соглашение с учетной записью, возможностью или контрактом, выполните поиск контакта в соответствующих полях, как показано ниже.

    additional-relationship-lookups

  6. Чтобы включить другие параметры рабочего процесса, настройте следующие поля в разделе Параметры:

    • Защита подписанного документа паролем: установите флажок и введите пароль в появившихся полях. Введенный пароль будет необходим для просмотра окончательного файла PDF.
    • Срок завершения: выберите значок календаря и установите дату окончания действия документа (автоматическая отмена).
    • Создать напоминания: выберите вариант частоты напоминаний в раскрывающемся меню, чтобы отправлять получателям напоминания по электронной почте. Напоминания будут отправлены только текущим получателям.
    • Язык получателя: откройте раскрывающееся меню и выберите язык для шаблона сообщений электронной почты и инструкций на экране для соглашения.
    • Тип подписи: выберите один из следующих вариантов:
      • Электронная подпись для получения электронных подписей.
      • Рукописная подпись для отправки соглашения с обложкой и инструкциями для печати, подписания и загрузки обратно в Adobe Acrobat Sign.
    agreement-options

  7. Для добавления одного или нескольких файлов, которые нужно подписать:

    1. Выберите Загрузить файлы. Или перетащите файл в поле под надписью «Файлы».
    2. В открывшемся диалоговом окне Добавить файлы выберите файл, который необходимо подписать. Можно прикрепить один или несколько файлов из следующих исходных местоположений:
      • Файлы и CRM Salesforce
      • Документы Salesforce
      • Библиотека Acrobat Sign (должна быть включена администратором SFDC)
      • С компьютера (максимальный размер загружаемого файла в Salesforce равен ~700 КБ)
    3. Выберите Добавить файлы.

    Примечание. К соглашению можно добавить несколько документов. Соглашения с несколькими документами представляют документы получателям в порядке их перечисления.  Чтобы изменить порядок получателей, перетащите выбранные элементы вверх или вниз.

  8. Чтобы предварительно просмотреть соглашение и добавить поля для подписи, установите флажок Предварительный просмотр и добавление полей подписи.

    При этом кнопка Отправить изменится на Далее.

  9. Нажмите Далее. 

  10. В открывшемся окне предварительного просмотра соглашения выполните следующие действия:

    1. В разделе «Получатель» выберите имя получателя, а затем перетащите требуемое поле подписи на соглашение.
    2. Аналогичным образом добавьте поля подписи для каждого получателя.
    3. По желанию добавьте поля информацией о подписывающей стороне, поля данных или другие необходимые поля.
    4. Проверьте сведения соглашения.
    5. Закончив, выберите Отправить, чтобы отправить соглашение получателям.
    agreement-preview

Поиск соглашений и управление ими

Интеграция Acrobat Sign для Salesforce связывает ваши соглашения с объектом Salesforce значимым образом. Например, когда вы отправляете контакту соглашение о неразглашении, оно будет указано на странице этого Контакта.  Аналогично, когда вы отправляете соглашение получателю из объекта «Возможность», это соглашение будет указано в списках объектов «Получатель» и «Возможность».

Если привязка соглашения в системе отсутствует, оно будет отображаться на вкладке Соглашения. В списке на вкладке «Соглашения» отображаются соглашения, на просмотр которых у вас есть право.

Для управления соглашением с помощью вкладки Соглашения:

  1. Выберите вкладку Соглашения в верхнем меню. 
    На вкладке «Соглашения» отображается список недавно просмотренных соглашений. Чтобы просмотреть все соглашения, выберите Все в раскрывающемся меню, а затем выберите Перейти.

    classic-agreements-tab

  2. В списке соглашений выберите то соглашение, которым хотите управлять, и выполните одно из указанных ниже действий в верхней панели действий и раскрывающемся меню:

    classic-manage-agreements

    • Чтобы отправить напоминание получателям, выберите Напомнить.
      Сообщение электронной почты с напоминанием будет автоматически отправлено получателям.
    • Чтобы просмотреть сведения о соглашении, выберите Просмотреть.
    • Чтобы обновить соглашение, выберите Обновить.
    • Чтобы отменить соглашение, выберите Отменить соглашение. В открывшемся диалоговом окне можно ввести причину отмены соглашения и выбрать, отправлять ли уведомление об этом подписывающим сторонам. Затем выберите OK.
      Это отменяет заключение соглашения и присваивает ему состояние Отменено.

    • Чтобы удалить соглашение, выберите Удалить соглашение. 
      В открывшемся диалоговом окне можно ввести причину удаления соглашения и выбрать, отправлять ли уведомление об этом подписывающим сторонам. Затем выберите OK.
      Запись соглашения будет удалена из Salesforce.

  3. Для замены подписывающих сторон соглашения:

    1. Открытие документа.
    2. Выберите значок «Заменить подписывающую сторону» для подписывающей стороны, которую хотите заменить, как показано ниже.

    3. В открывшемся диалоговом окне выберите другую подписывающую сторону и напишите сообщение.
    4. Выберите Заменить подписывающую сторону.
    replace-signer-dialog

Для управления соглашениями с помощью вкладки Управление соглашениями:

Выберите вкладку Управление соглашениями, чтобы открыть портал соглашений в вашей учетной записи Acrobat Sign, как показано ниже. На ней отображаются все соглашения, связанные с вашим идентификатором пользователя (адресом электронной почты).

Salesforce иногда обеспечивает возможность поиска соглашений по контексту и пользователям. Однако большинство администраторов отключают эту вкладку, чтобы выполнять все действия в Salesforce.

classic-manage-agreements-tab

Связанные материалы

 Adobe

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?

Ссылки быстрого перехода

Просмотреть все свои планы Управление планами
Просмотреть ссылки быстрого доступа
Скрыть ссылки быстрого доступа

Правовые уведомления | Политика конфиденциальности в сети Интернет