Установка политик безопасности файлов PDF

Если для файлов PDF часто используются одни и те же параметры защиты, можно сохранить их в виде политики, которую можно будет использовать повторно. Политики безопасности экономят время, гарантируя непрерывную защиту рабочих процессов. Создание политики безопасности с помощью пароля и сертификата позволяет повторно использовать одни и те же параметры защиты для любого числа документов PDF. Используются два вида политик безопасности:

• Политики организации особенно полезны, если нужно обеспечить доступ к файлам PDF в течение ограниченного времени. Политики Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security) хранятся на сервере. Для работы с этими политиками пользователям необходим доступ к серверу. Для создания этих политик необходимо указать получателей документов из списка в Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security). Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security) управляет доступом к файлам PDF и событиям аудита в соответствии с политикой безопасности. Можно использовать Experience Manager — Forms Server (Document Security), если компания приобрела соответствующее программное обеспечение и обеспечила доступ к серверу.

• Пользовательские политики создаются и применяются пользователями. Применение одних и тех же параметров безопасности к различным документам позволяет экономить время путем создания пользовательских политик. Затем примените пользовательскую политику к документам. Пользовательские политики для паролей и сертификатов открытых ключей хранятся на локальном компьютере. При наличии доступа к Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security) можно создать пользовательскую политику, которая будет храниться на сервере форм. Эта политика доступна только вам.

Аутентификация политик организаций

Помимо обеспечения возможности повторного использования настроек защиты, политики, сохраненные на Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security), позволяют пользователям управлять документами, определяя даты как истекшие и отменяя документы. Вы можете также повысить уровень подотчетности пользователей, благодаря возможности проверки пользователей, открывающих защищенные документы.

Настройка политики безопасности на сервере выполняется в четыре основных этапа:

Как правило, настройкой сервера форм Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security), управлением учетными записями и настройкой политик организации занимается системный администратор компании или группы. Дополнительные сведения о настройке Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security) представлены на веб-сайте Adobe.

Автор создает файл PDF и применяет к документу политику, которая хранится на сервере форм Adobe Experience Manager. Сервер политики создает для документа PDF лицензию и уникальный ключ шифрования. Acrobat встраивает лицензию в документ PDF и шифрует его с помощью ключа шифрования. Автор или администратор может использовать эту лицензию для отслеживания и аудита документа PDF.

Если пользователи пытаются открыть защищенный документ PDF в программе Acrobat, они должны пройти процедуру аутентификации. Если пользователю предоставлен доступ к документу PDF, то документ расшифровывается и открывается с правами доступа, которые указаны для него в стратегии.

При входе на сервер Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security) автор или администратор могут отслеживать события и изменять доступ к документам, защищенным с помощью политики. Администраторы могут просматривать все события, связанные с документами и системой, изменять параметры конфигурации и доступ к документам, защищенным с помощью стратегий.

Создание пользовательской политики безопасности

Пользовательские политики могут использовать пароли, сертификаты или Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security) для аутентификации документов.

Политики для защиты с помощью паролей и сертификатов хранятся на локальном компьютере. Политики безопасности, созданные с помощью Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security), хранятся на сервере. Поддерживается динамический аудит и изменение настроек безопасности. Можно использовать Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security), если компания приобрела соответствующее программное обеспечение и обеспечила доступ к серверу.

Создание политики паролей

Создание политики сертификатов

Создание политик для защищенных вложенных файлов

Можно применять защиту к нескольким документам, помещая их в защитную оболочку и отправляя по электронной почте как вложения. Этот способ особенно удобен, если требуется отправка файлов в виде защищенного вложения без шифрования самих файлов. Можно добавить документы как вложения файла в защитную оболочку, зашифровать и отправить эту оболочку получателям. Когда получатели открывают защитную оболочку, они могут извлекать вложенные файлы и сохранять их на диск. Сохраненные файлы идентичны исходным вложенным файлам, при сохранении они расшифровываются.

Например, при отправке конфиденциальных документов, в том числе других форматов кроме PDF, требуется только просмотр документов получателем. Можно добавить документы как вложения в защитную оболочку, зашифровать и отправить эту оболочку по электронной почте. Открывать оболочку, просматривать обложку и даже просматривать список содержимого могут все пользователи. Тем не менее только получатель может просматривать встроенные вложения и извлекать их.

Применение политики к вложенным файлам в программе Outlook

С помощью программы Microsoft Outlook файлы различных типов можно отправлять как защищенные PDF-вложения. Этот параметр доступен только в том случае, если Adobe Experience Manager — Forms Server (Document Security) настроен и доступен в Acrobat.

Экспорт настроек защиты

Копирование, редактирование или удаление политики

Отзыв документа PDF, защищенного с помощью политики

Чтобы ограничить доступ группы пользователей к документу PDF, защищенному политикой, можно отозвать этот документ.