Подготовка к рецензированию документа PDF

При управляемом рецензировании можно использовать мастер настройки рецензии, указать местонахождение документа и пригласить участников. Вам не придется импортировать комментарии, включать комментирование для пользователей Reader или вручную отслеживать отзывы.

Acrobat включает два типа управляемого рецензирования: совместное рецензирование и рецензирование по электронной почте. Для каждого из них имеется мастер, который позволяет передавать рецензентам документ PDF вместе со специальными инструментами и инструкциями.

Инспектор отслеживает все операции управляемого рецензирования. Инспектор обеспечивает доступ к файлу PDF и информации о рецензировании и его участниках. Инициаторы рецензирования могут менять сроки рецензирования, добавлять рецензентов и завершать рецензирование с помощью инспектора. Инспектор сообщает участникам о поступлении новых комментариев, об изменении сроков и добавлении рецензентов, даже если программа Acrobat закрыта. Также он предоставляет сведения о состоянии ошибок сервера.

Совместное рецензирование

Совместное рецензирование — это самая удобная форма совместной работы над рецензиями, так как участники могут читать комментарии других пользователей и отвечать на них. Комментарии участников хранятся в репозитории на внутреннем сервере. Acrobat синхронизирует комментарии через равные интервалы времени и позволяет загружать последние изменения. Редакторы получают уведомления о новых комментариях по мере их добавления, могут видеть комментарии других участников и отвечать на них.

Рецензирование по электронной почте

Рецензирование по электронной почте идеально подходит для рецензентов, которые не имеют доступа к общему серверу или не участвуют в совместном рецензировании документов.

При рецензировании по электронной почте инициатор рассылает рецензентам документ PDF как вложение. Рецензенты добавляют к документу комментарии и возвращают его с помощью кнопки Отправить комментарии на панели сообщений документа. После получения комментариев инициатор может включить их в свою копию документа PDF.

Основным ограничением рецензирования по электронной почте является то, что его участники в процессе рецензирования не могут просматривать комментарии других рецензентов. Комментарии доступны инициатору только после их получения.

Выбор способа рассылки для рецензий и форм

В программе Acrobat есть несколько способов рассылки в команде Отправить на совместное рецензирование и мастере «Разослать форму». При выборе варианта определите требования защиты для рассылаемого файла, серверы или веб-сайты, которые могут использоваться получателями для загрузки файла, а также способ получения комментариев или данных формы.

Внутренний сервер

Можно использовать собственный внутренний сервер, если все получатели работают в одной сети, защищенной брандмауэром, и у всех есть доступ к общему серверу. Сервером может быть сетевая папка, рабочее пространство Microsoft SharePoint (только для ОС Windows) или папка на сетевом сервере. Можно включить в сообщение ссылку на рассылаемый файл PDF или отправить его по электронной почте в виде вложения. Для рецензий Acrobat загружает на сервер опубликованные комментарии. Для форм Acrobat сохраняет отзывы на жестком диске по мере их возвращения.

При определении собственного сервера мастер предлагает сохранить профиль с местом на сервере и выбранными параметрами рассылки. При следующей рассылке документа PDF сохраненный профиль будет доступен в мастере.

Эл. почта

В мастере рассылки форм есть вариант отправки формы в виде вложения по электронной почте. Отправить форму можно с помощью собственного почтового клиента или веб-почты. Для создания почтового сообщения, к которому прикреплен файл формы, можно также использовать мастер. Когда получатели заполняют и отправляют форму, ответы возвращаются на ваш почтовый ящик. Каждый ответ копируется в файл ответов портфолио PDF, который можно систематизировать и экспортировать в электронную таблицу.

Мастер «Отправить на совместное рецензирование» позволяет отправить по электронной почте ссылку на файл PDF или прикрепить PDF к сообщению электронной почты.

Разрешение комментирования для пользователей программы Reader (Acrobat Pro)

После включения в документе PDF прав на комментирование в процессе рецензирования могут участвовать пользователи Adobe Reader 8 и более поздних версий. Когда документ PDF с включенными правами на комментирование открывается в программе Reader, появляется ранее недоступная панель сообщений документа, а также инструменты комментирования.

При инициировании управляемого рецензирования права на комментирование включаются автоматически. Если управляемое рецензирование не используется (например, файл PDF отправляется напрямую по электронной почте), можно включить права на комментирование.

• Откройте PDF и выберите «Файл» > «Сохранить как» > «PDF Reader с расширенными возможностями» > «Разрешить комментирование и измерение».

Выбор приложения электронной почты для отправки рецензий

Вам потребуется программа электронной почты и подключение к почтовому серверу или учетная запись веб-почты для рецензирования по электронной почте и отправки комментариев. Acrobat поддерживает большинство почтовых программ. Если установлено более одной почтовой программы, можно указать программу, которая будет запускаться при отправке файла в формате PDF. Выполните одно из следующих действий.

• (ОС Windows) Дважды щелкните Свойства обозревателя в Панели управления. В диалоговом окне Свойства Интернета выберите вкладку «Программы», а затем выберите предпочтительную почтовую программу. Перезапустите Acrobat, чтобы активировать изменение.

• (Windows) Настройте параметры MAPI в используемой почтовой программе. Acrobat и Reader взаимодействуют с почтовой программой через интерфейс Messaging Application Program Interface (MAPI). В большинстве почтовых программ по умолчанию определены настройки MAPI, позволяющие обеспечить такое взаимодействие. Дополнительные сведения о настройке почтовой программы см. в справке по ней.

• (Mac OS) В меню «Почта» выберите «Почта > Настройки», затем «Общие», а после выберите предпочтительную почтовую программу из меню Программа чтения электронной почты по умолчанию. Перезапустите Acrobat, чтобы активировать изменение. Если нужная программа в списке отсутствует, выберите в меню пункт «Выбрать» и перейдите в папку, в которой находится эта программа. Если программа отсутствовала в меню Программа чтения электронной почты по умолчанию, то может оказаться, что Acrobat ее не поддерживает.

Выбор сервера

При рассылке документа PDF с собственного сервера можно указать сетевую папку, сервер Windows с запущенными сервисами Microsoft SharePoint или папку на веб-сервере. Участники должны иметь на указанном сервере права на чтение и запись. Чтобы выделить подходящее место для хранения комментариев, обратитесь к своему администратору сети. Для работы сервера не требуется установка дополнительного программного обеспечения.

Сетевые папки

Если все получатели находятся в одной локальной сети, в качестве сервера комментариев лучше всего использовать сетевые папки и серверы SharePoint. Сетевые папки — самый дешевый и самый надежный способ.

Сайты SharePoint

Если все получатели работают в одной защищенной брандмауэром сети и имеют доступ к общему серверу, можно использовать собственный внутренний сервер, например сайт Microsoft SharePoint. Дополнительная информация представлена в разделе Размещение совместных рецензий на сайтах SharePoint.

Серверы WebDAV

Серверы WebDAV (веб-серверы, работающие по протоколу WebDAV) лучше всего использовать при наличии рецензентов, работающих за пределами локальной сети или сети, защищенной брандмауэром. Подробнее о том, как настроить Acrobat для использования сервиса WebDAV, смотрите в разделе Совместное редактирование: альтернатива Acrobat.com.