Выберите инструмент Пакетная отправка, как описано выше. Отобразится страница загрузки файлов для пакетной отправки.
Последнее обновление
19 дек. 2023 г.
|
Также применяется к Adobe Acrobat
Пакетная отправка позволяет отправлять форму и использовать ее в качестве шаблона для создания и отправки множества (сотен!) форм уникальных соглашений, каждое из которых должно быть подписано сторонним подписантом. Каждое соглашение изолировано от других и содержит собственный отчет об аудите. Ни один из получателей не осведомлен о других получателях.
У отправителя есть доступ к соглашениям через главную вкладку документов или через шаблон Пакетная отправка, содержащий отчет о соглашениях, отслеживающий общий статус дочерних соглашений, созданных с помощью шаблона. Кроме того, отправитель может экспортировать данные уровня полей для всех готовых соглашений в формате CSV с помощью действия «Загрузить данные полей формы».
Для доступа к функции «Пакетная отправка» следует выполнить одно из следующих действий:
- В настольном приложении Acrobat перейдите в центр Инструменты, прокрутите до раздела Электронная подпись, а затем выберите пункт Пакетная отправка.
- Войдите в Acrobat online, выберите пункт Электронная подпись в меню верхней навигационной панели и выберите Пакетная отправка.
Действия для пакетной отправки
-
Добавление файла:
Добавьте (с помощью поиска или перетаскивания) основной файл, который вы будете использовать для создания шаблона документа.
Переключатель справа от кнопки Выбор файла позволяет выбрать место нахождения файла. По умолчанию, это ваша локальная система.
После выбора файла будет загружена страница конфигурации.
-
Добавьте участников.
1. Создайте список участников.
- Действие Подписать назначено по умолчанию.
- Действие Подписать позволяет участнику ввести данные поля и подписать документ.
- Поддерживается до 50 участников.
- Каждый участник из списка получает собственный документ.
2. Введите адреса электронной почты получателей, разделенные запятыми, или скопируйте и вставьте список адресов электронной почты в поле «Электронная почта».
Настройте аутентификацию участников, нажав значок ключа справа от каждого участника.
- Электронная почта: это метод аутентификации участников по умолчанию. В большинстве случаев такого подтверждения личности достаточно для получения подписи, которая будет иметь юридическую силу.
- Для повышения уровня безопасности можно добавить аутентификацию с помощью пароля. Если этот метод аутентификации настроен, участник должен ввести пароль, прежде чем начать работу над документом.
- Вы должны сообщить этот пароль участникам внешним методом.
3. (Дополнительно) Добавьте себя и/или получателей копий.
- Нажмите Добавить себя, чтобы добавить себя в качестве подписанта.
- Нажмите Копия, чтобы добавить пользователей, которые получат копию документа после отправки и заполнения.
- Действие Подписать назначено по умолчанию.
-
(Опционально) Добавление дополнительных файлов – при необходимости
Исходный файл, выбранный для начала процесса создания шаблона соглашения, уже прикреплен.
Выгрузите все дополнительные файлы, которые вам требуются.
- Можно добавить несколько файлов.
- В окончательном соглашении все загруженные фалы объединяются в один.
- Порядок перечисления файлов в списке определяет конченый вид соглашения
- Можно нажать и перетащить файлы для их сортировки.
-
Измените настройки документа (необязательно).
По умолчанию для просмотра заполненных документов пароль не требуются, а напоминания для участников не настроены.
- Нажмите Добавление пароля для доступа, чтобы получатели вводили пароль для открытия и просмотра подписанного файла PDF.
- Нажмите Установить напоминание, чтобы настроить частоту напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом.
-
Нажмите Далее в правом верхнем углу окна.
Документ теперь готов для добавления полей, которые подписывающие стороны должны заполнить и в которых им нужно будет поставить подпись.
Примечание.При добавлении нескольких файлов они преобразуются в формат PDF и объединяются в один документ. Объединенный документ будет открыт для добавления полей.
-
Подготовьте документ и добавьте поля.
Теперь можно добавить необходимые поля в документ. Имейте в виду, что поле подписи должно быть размещено для каждого подписанта (включая внутренних подписантов).
Существует два способа применения полей.
1. Простой авторинг загружается по умолчанию в большинстве случаев. Простой авторинг:
- Поддерживает только распространенные типы полей (см. ниже).
- Ввод текста (все текстовые поля помечены как обязательные);
- Подпись
- Имя подписанта (напечатанное);
- Адрес электронной почты подписанта;
- Дата подписи (только для чтения; создается системой);
- Флажок
- Размещает поля при нажатии в любом месте документа.
- Позволяет изменять размер полей при нажатии правого нижнего угла поля (синий треугольник) путем перетаскивания.
2. Расширенный авторинг можно включить с помощью переключателя в правом верхнем углу. Расширенный авторинг:
- Поддерживает все типы полей (выделено желтым цветом)
- Поддерживает определение полей форм (выделено зеленым цветом)
- Поддерживает предварительное заполнение полей (выделено розовым цветом)
- Поддерживает назначение полей (выделено фиолетовым и розовым цветами)
- Поддерживает проверку полей
- Поддерживает вычисляемые поля
- Поддерживает условные поля
- Позволяет настраивать шрифт и вид текста поля
- Позволяет размещать поля путем перетаскивания из меню в правой части документа
- Позволяет изменять размер полей при нажатии правого нижнего угла поля (синий треугольник) путем перетаскивания.
Примечание.Вы можете переключаться между простым и расширенным режимами с помощью переключателя Расширенное редактирование (вкл/выкл) в правом верхнем углу.
-
Подтвердите.
Появится подтверждающее сообщение с указанием того, что документ был успешно отправлен.
На странице после отправки можно перейти к трем вариантам.
- Управление документами открывает страницу Пакетная отправка, на которой перечислены все документы с указанием состояния отслеживания, доступом к журналам аудита, и возможностью отправки напоминаний.
- Отправить еще один документ нескольким пользователям позволяет подготовить еще один документ и отправить его нескольким пользователям.
- Кнопка Закрыть для перехода на главную страницу онлайн-сервиса Acrobat.
Управление пакетной отправкой
Управление пакетной отправкой можно осуществлять на вкладке Документы.
- Перейдите на вкладку Документы.
- Выберите Пакетная отправка в списке Документы в левой части окна.
- Нажмите «Пакетная отправка», к которой необходимо получить доступ, чтобы открыть контекстное меню в правой части окна. Контекстное меню справа содержит пять разделов.
- Метаданные (красный прямоугольник). В верхней части меню указаны метаданные для шаблона пакетной отправки.
- Изображение первой страницы пакетной отправки
- Заголовок пакетной отправки
- Дата пакетной отправки участникам
- Электронная почта, связанная с идентификатором пользователя, создавшего пакетную отправку
- Текущее состояние всей пакетной отправки
- Сообщение в первоначальном сообщении электронной почты
- Адреса электронной почты всех сторон в поле «Копия»
- Меню действий (синий прямоугольник). В этом разделе содержатся все действия, которые можно выполнить в отношении пакетной отправки (родительского шаблона). Для просмотра всех значений нажмите ссылку Больше в правом нижнем углу раздела.
- Открыть пакетную отправку открывает шаблон пакетной отправки только для просмотра. Поля недоступны
- Напоминания. Добавьте напоминание для себя или других пользователей, которые должны подписать документ.
- Отмена. Отмена пакетной отправки.
- Загрузить PDF — загрузка всего (пустого) файла PDF.
- Загрузить данные полей формы — загрузка файла CSV с содержанием на уровне поля для всех завершенных дочерних документов этой родительской пакетной отправки.
- Загрузить отдельные файлы — загрузка отдельных файлов PDF, если для создания веб-формы было использовано несколько документов.
- Скрыть/отобразить пакетную отправку — скрытие/отображение пакетной отправки просто удаляет пакетную отправку со страницы управления (или добавляет ее).
- Общий доступ — предоставляет общий доступ к пакетной отправке с указанием ее состояния для адреса электронной почты пользователя. Общие веб-формы можно просмотреть на странице «Управление», но нельзя отредактировать.
- Копия родительского документа пакетной отправки в формате PDF (без добавленных полей) отправляется получателю по электронной почте.
- Отчет о действиях
- Просмотр текущего состояния всех дочерних документов, созданных с помощью родительского шаблона пакетной отправки.
- Добавить примечания — позволяет пользователю добавлять личные пометки для пакетной отправки.
- Сводка/фильтр документов (зеленый прямоугольник). В разделе Документы отображаются до пяти значений, указывающих на число дочерних документов в каждом состоянии. Если дочерние документы в определенном состоянии отсутствуют, соответствующее значение не отображается, поэтому раздел может содержать менее пяти значений. При нажатии любого состояния будет выведен отфильтрованный список соответствующих дочерних документов.
- Все — все (дочерние) документы, созданные из пакетной отправки (родительского шаблона).
- Выполняется — указывает, что дочерний документ ожидает подписания участником.
- Отменено — указывает, что отправитель явным образом отменил дочерний документ или участник отказался подписывать его.
- Завершено — завершенные документы были успешно подписаны всеми участниками.
- Ожидает ваших действий — указывает, что документ ожидает подписания отправителем.
- Действие для родительского шаблона пакетной отправки (оранжевый прямоугольник) — ссылка Действие > в нижней части контекстной панели открывает хронологический список действий, выполненных в отношении (родительского) шаблона пакетной отправки (например, события Создание, Завершено).