Configuration de l’option Créer une copie

Créer une copie est un paramètre au niveau du compte et du groupe qui détermine si les utilisateurs peuvent dupliquer les accords pris en charge et les renvoyer avec des modifications.

Lorsqu’elle est activée, la fonction Créer une copie aide les administrateurs à réduire les frictions pour l’expéditeur dans les workflows d’accords répétitifs. Au lieu de recréer des accords à partir de zéro, les expéditeurs peuvent partir d’un accord terminé, annulé ou expiré et ajuster uniquement ce qui est nécessaire. Cela réduit les taux d’erreur, raccourcit le temps d’envoi et améliore l’adoption sans nécessiter de modèles ou de workflows personnalisés.

Configuration

L’option Créer une copie s’applique uniquement à l’expérience Demander une signature moderne et est contrôlée par un paramètre administrateur. Lorsqu’elle est activée, les utilisateurs éligibles peuvent créer des copies des accords pris en charge directement depuis la page Gérer.

Disponibilité

• Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge
• Acrobat Sign Solutions : pris en charge
• Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge

Dépendances :

L’accord d’origine doit être envoyé via le processus de demande de signature moderne.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité Créer une copie peut être configurée au niveau des comptes et des groupes.

Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis sélectionnez Paramètres d’envoi > Créer une copie

Comment fonctionne l’option Créer une copie

Lorsqu’un utilisateur crée une copie, Acrobat Sign ouvre un nouveau brouillon d’accord sur la page Envoyer avec les détails de l’accord original préremplis. L’accord copié est entièrement modifiable avant d’être envoyé.

Les détails du processus se trouvent sur la page Créer une copie.

Éléments d’accord conservés dans la copie

Les éléments suivants sont repris de l’accord original :

• Nom et message de l’accord.
• Fichiers téléchargés, y compris l’ordre des fichiers.
• Tous les champs de formulaire, y compris le placement et les attributions.
• Liste des destinataires, y compris les noms, adresses e-mail, rôles et ordre de routage.
• Méthodes de diffusion des destinataires et paramètres d’authentification.
• Destinataires en copie.
• Paramètres d’accord, tels que les rappels, l’expiration et la langue.
• Attribution de groupe lorsque Utilisateurs dans plusieurs groupes est activé.

Ce que les utilisateurs peuvent modifier avant l’envoi

Après la copie, les utilisateurs peuvent modifier n’importe quelle partie de l’accord, notamment :

• Remplacer, ajouter, supprimer ou réorganiser les fichiers.
• Modifier le nom et le message de l’accord.
• Ajouter, supprimer ou mettre à jour les destinataires et les copies.
• Mettre à jour l’authentification ou les méthodes de diffusion des destinataires.
• Modifier les paramètres d’accord.
• Modifier ou ajouter des champs de formulaire lors de la création.
• Modifier le groupe d’envoi si nécessaire.

Accès API

Les développeurs peuvent utiliser la fonctionnalité Créer une copie via le point de terminaison POST /agreements/{agreementId}/copy.

Contrats pris en charge et non pris en charge

Statuts de contrat pris en charge

Les utilisateurs peuvent créer une copie des contrats dans les états suivants :

• Terminé
• Annulé
• Obsolète

Types d’accords pris en charge

• Accords envoyés via l’expérience Demander une signature moderne.

Non prise en charge

• Formulaires web
• Envois en masse
• Workflows personnalisés

Autorisations et comportement d’envoi

• Lorsque la fonction est désactivée, l’action Créer une copie est supprimée de la vue de l’utilisateur.
• Lorsque la fonctionnalité est activée :
  • Seul l’expéditeur d’origine d’un contrat peut créer une copie.
  • Chaque contrat copié commence comme un nouveau brouillon.
  • Les contrats copiés suivent le comportement standard d’envoi et d’audit une fois envoyés.

Limitations connues

Créer une copie présente les limitations suivantes :

• Seuls les accords dans un état terminal peuvent être copiés.
• Les accords envoyés via des formulaires web, Envoi en masse, Remplir et signer ou des workflows personnalisés ne peuvent pas être copiés.
• Les accords qui incluent des participants témoins ne peuvent pas être copiés.
• Si l’accord original a été supprimé en raison de la conservation des documents ou de la suppression RGPD, il ne peut pas être copié.
• La copie n’est pas prise en charge si l’expéditeur n’a plus accès à un modèle de bibliothèque requis.
• Si l’accord source utilisait l’authentification par mot de passe, l’authentification doit être réinitialisée et reconfigurée sur l’accord copié.